Vételi tanácsadók Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Miért kell vételi tanácsadó egy cégnek

A legtöbb kisvállalkozás addig vásárol rendszertelenül, amíg el nem éri azt a méretet, ahol ez már nem működik. Van 10-15 szállító, mindegyikkel más feltételek, senki nem koordinálja őket. Aztán egyszer kiderül, hogy ugyanazt a terméket egyik helyen 30 százalékkal olcsóbban lehetne beszerezni. Vagy hogy egy másik szállító jobb fizetési feltételeket adna, csak senki nem tárgyalt vele.

Egy vételi tanácsadó pontosan ezt csinálja. Feltérképezi a beszerzéseidet, megvizsgálja, honnan vásárolsz és mennyiért. Aztán javaslatokat tesz, hogyan lehetne optimalizálni. Lehet ez jobb árak elérése, konszolidáció kevesebb szállítóra vagy épp új beszállítók bevonása. A lényeg, hogy pénzt spórolj és hatékonyabbá tedd a folyamatot.

Budapest területén sok cég számára ez teljesen új terület. Eddig az volt a gyakorlat, hogy aki rendel, az beszél a szállítóval. De ahogy nő a vállalkozás, ez már nem elég. Kell valaki, aki stratégiailag gondolkodik a beszerzésről. Nem csak ad-hoc rendelget, hanem tervez, tárgyal, optimalizál.

Tapasztalatom szerint akkor érdemes vételi tanácsadót keresni, amikor az éves beszerzési volumened eléri a 30-50 millió forintot. Ez alatt még nem biztos, hogy megtérül. De efölött már szinte biztosan igen. Mert egy jó tanácsadó általában 10-20 százalékot tud spórolni a költségeken. Ez egy 50 milliós volumnél 5-10 millió forint megtakarítás évente.

Mit tud egy vételi tanácsadó konkrétan tenni

• Szállítói struktúra áttekintése és optimalizálás
• Tárgyalás kedvezőbb árakért és feltételekért
• Alternatív szállítók kutatása és értékelése
• Beszerzési folyamat digitalizálása automatizálással

Az első lépés mindig egy felmérés. A tanácsadó megnézi, mit vásárolsz, kitől, milyen volumenben és milyen árakon. Aztán kategorizálja ezeket. Van olyan termék, ahol nagy a volumen és kritikus a minőség. Van, ahol kis a volumen, de fontos a gyors szállítás. Mindegyikhez más stratégia kell.

Ezután jön a tárgyalás. Egy tapasztalt vételi tanácsadó tudja, hogyan kell beszélni a szállítókkal. Nem csak azt kéri, hogy adjanak kedvezményt. Hanem felépít egy stratégiát. Megmutatja, mekkora potenciál van a kapcsolatban. Esetleg konszolidálja a rendeléseket, hogy nagyobb volumennel jobb árat érjen el.

Harmadik feladat az alternatívák keresése. Lehet, hogy egy szállítóval 10 éve dolgozol, de közben megjelentek új piaci szereplők. Vagy megváltozott a piac és már máshol is elérhető ugyanaz olcsóbban. Egy vételi tanácsadó folyamatosan figyeli ezeket a lehetőségeket és javaslatokat tesz.

Negyedik terület a folyamat optimalizálása. Sok cégnél még emailben megy a rendelés, aztán visszaigazolás, aztán számla. Ez időigényes és hibalehetőség van benne. Egy tanácsadó segít digitalizálni ezt. Bevezetni egy rendszert, ahol automatikusan megy minden és átlátható.

Egy projekt ahol spórolt a vételi tanácsadó

Tavaly dolgoztam egy vendéglátó céggel, ahol 12 étterem volt Budapest területén. Évi 80 millió forintot költöttek alapanyagokra. Minden étterem külön rendelt, külön szállítóktól, külön árakon. Senki nem fogta össze.

Felvettek egy vételi tanácsadót projektalapra három hónapra. Az első hét az elemzésről szólt. Összegyűjtötte az összes számláját az elmúlt évnek. Kategorizálta őket. Zöldség-gyümölcs, hús, tejtermék, italok. Aztán megnézte, mennyit rendeltek kategóriánként és milyen árakon.

Kiderült, hogy ugyanazt a baromfit egyik étterem 2800 forintért vette kilóját, másik 3400 forintért. Mert mindegyik más szállítótól rendelt. A tanácsadó leült a legolcsóbb szállítóval és tárgyalt. Ha az összes étterem tőle rendel, tud-e még kedvezőbb árat adni. Tudott. 2600 forintra ment le.

Végigment minden kategórián. Konszolidálta a szállítókat 27-ről 9-re. Jobb árakat ért el nagyobb volumennel. És bevezettek egy egyszerű online rendelési rendszert, ahol minden étterem leadja a heti rendelését. Ez automatikusan összesítődik és megy a szállítóknak.

Az eredmény év végére 14,2 millió forint megtakarítás volt a beszerzésen. A tanácsadó díja 3,5 millió forint volt a három hónapra. Tehát négyszeres megtérülés. És a rendszer, amit bevezetett, tovább működik. Idén is ugyanezeket a megtakarításokat hozzák, sőt még jobbakat, mert folyamatosan optimalizálják.

Árak és költségek vételi tanácsadói szolgáltatásnál

Az árazás vételi tanácsadóknál általában kétféle. Van, aki fix díjat kér projektekért vagy havi retainerért. Mások sikerdíjjal dolgoznak, ami azt jelenti, hogy a megtakarítás egy részét kapják. Mindkettőnek van előnye és hátránya.

A fix díj átlátható. Tudod előre, mennyibe kerül. De ha nagyot spórol a tanácsadó, akkor ő nem kap többet. Viszont ha nem sikerül spórolni, akkor is fizetsz. A sikerdíj esetén a tanácsadó érdekelt az eredményben. De lehet vita arról, mi számít megtakarításnak. Például ha jobb minőségű terméket veszel ugyanazért az árért, az megtakarítás vagy nem.

Budapest területén egy tapasztalt vételi tanácsadó általában 30 000-50 000 forintot kér óránként. De projekt alapon dolgozni hatékonyabb, mert akkor nem órákban gondolkodik, hanem eredményben. Egy átfogó beszerzési projekt általában 2-4 millió forint között van, attól függően, mekkora a cég és mennyire komplex a beszerzés.

Kritikus hibák vételi tanácsadó választásnál

Az első hiba, hogy olyan tanácsadót keresnek, akinek nincs iparági tapasztalata. Egy gyártócég beszerzése más, mint egy szolgáltató cégé. Egy vendéglátóhely megint más. Lehet, hogy valaki kiváló tanácsadó volt IT beszerzésben, de ha te élelmiszereket vásárolsz, nem biztos, hogy tud segíteni. Az alapelvek hasonlók, de a részletek számítanak.

Második probléma, hogy nem egyeztetik le, milyen szállítókkal dolgozhat. Van olyan cég, ahol bizonyos szállítók stratégiai partnerek. Lehet, hogy drágábbak, de más okokból kellenek. Ha ezt nem mondod el előre a tanácsadónak, ő javasolni fogja lecserélni őket. Aztán konfliktus lesz.

Harmadik gond a belső ellenállás kérdése. A vételi tanácsadó változásokat fog hozni. Lehet, hogy akikkel eddig dolgoztatok, azokat le kell cserélni. Vagy a folyamatokat meg kell változtatni. Ha a csapat nem áll készen erre, akkor nem fog működni. Kell, hogy a vezetőség támogassa és kommunikálja a változást.

Negyedik hiba, hogy csak az árra koncentrálnak. Egy jó vételi tanácsadó nemcsak az árat optimalizálja, hanem a teljes beszerzési folyamatot. Fizetési feltételek, szállítási időpontok, minőségi sztenderdek, készletezési stratégia. Ezek mind része a beszerzésnek. Ha csak az árat nézed, sok mindent kihagysz.

Láttam már olyat, amikor egy vételi tanácsadó olcsóbb szállítót talált. 15 százalékkal olcsóbban adta ugyanazt. De a szállítási idő dupla volt. És a rugalmasság nulla. Ha hirtelen kellett valami, nem tudták biztosítani. Három hónap múlva visszaváltottak a drágább szállítóra, mert a problémák megérték.

Mire figyelj amikor vételi tanácsadót keresel

• Van tapasztalata a te iparágadban valóban
• Tud konkrét példákat mondani korábbi megtakarításokról számokkal
• Megérti a cég stratégiáját nem csak beszerzést
• Kommunikációja világos átlátható minden szinten felé
• Átlátható díjstruktúra előre tisztázott részletesen
• Referenciák ellenőrizhetők korábbi ügyfelektől valósak
• Etikus hozzáállás szállítók felé tisztességes tárgyalás

Az első találkozón figyeld, milyen kérdéseket tesz fel. Ha csak azt kérdezi, mennyit költesz évente, az kevés. Egy jó tanácsadó mélyebbre ás. Mit vásárolsz, miért pont azt, milyen minőségi követelmények vannak, milyen a kapcsolatod a jelenlegi szállítókkal. Ezek mind fontosak ahhoz, hogy jó javaslatokat tudjon tenni.

Második szempont a módszertan. Kérdezd meg, hogyan fog dolgozni. Van egy strukturált folyamata vagy esetről esetre dönt. Egy professzionális tanácsadónak van egy bevált módszere. Első lépés az audit, második lépés a kategorizálás, harmadik a tárgyalás és így tovább. Ha nem tud világos folyamatot leírni, az gyanús.

Harmadik kritérium a piaci ismeret. Egy vételi tanácsadónak tudnia kell, kik a jó szállítók az adott piacon. Ha mindent előről kell kutatnia, akkor lassú lesz. Persze van olyan speciális terület, ahol neki is kutatni kell. De az alapvető piaci szereplőket ismernie kellene. Különben mit fizetsz neki.

A Qjob.hu oldalon találhatsz vételi tanácsadókat különböző szakterületekkel. Ne az első ajánlatot fogadd el. Beszélgess legalább három szakemberrel. Kérj tőlük ajánlatot konkrét számokkal, ne csak általánosságokat. És ami fontos, nézd meg a referenciákat. Hívd fel egy-két korábbi ügyfelet és kérdezd meg, elégedettek voltak-e. Ez sokat elárul a tanácsadó munkájáról és megbízhatóságáról.