Személyügyi szervezők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a cég túlnőtte a táblázatos nyilvántartást

Kis cégeknél gyakran előfordul, hogy valaki Excelben vezeti a szabadságokat, a táppénzeket és a munkaszerződéseket. Ez 10 főig még működik, de utána káosz lesz. Egy ügyfélnél három hónap alatt kétszer fordult elő, hogy dupla szabadságot adtak egy embernek, mert senki nem tartotta karban rendesen az adatokat.

Ilyenkor merül fel, hogy kellene valaki, aki rendszerbe szedi az egészet. A személyügyi szervező pontosan ezt csinálja. Nem hoz stratégiai döntéseket, nem toboroz embereket, hanem azt biztosítja, hogy minden papír a helyén legyen és minden határidő teljesüljön. Sokszor azt hiszik, hogy ez egyszerű adminisztráció, de valójában szakértelmet igényel.

Volt olyan eset, amikor egy 35 fős budapesti cégnél senki nem tudta, hogy kinek mikor jár ki a szerződése. Felvettek egy személyügyi szervezőt, aki az első héten átnézte az összes dokumentumot és rájött, hogy négy ember szerződése már lejárt, de senki nem vette észre. Ez komoly munkaügyi probléma lehetett volna.

Mit csinál pontosan egy személyügyi szervező

A személyügyi szervező nem azonos a HR-essel. Ő nem stratégiát épít, hanem operatív munkát végez. Nyilvántartja, hogy ki mikor van szabadságon, ki mennyi túlórát dolgozott, kinek kell megújítani a munkaszerződését. Ez mind apróságnak tűnik, de ha nincs rendben, akkor bírságok és perek jöhetnek.

Egy tapasztalt szakember ismeri a munkaügyi előírásokat. Tudja, hogy milyen dokumentumokat kell megőrizni, meddig kell tárolni őket, és mit kell bejelenteni a hatóságoknak. Egy cégnél láttam, amikor munkaügyi ellenőrzés volt, és a személyügyi szervező egy óra alatt elő tudta venni az összes szükséges papírt. Semmi baj nem volt, mert minden rendben volt vezetve.

A Qjob.hu platformon található személyügyi szervezők között is van különbség. Van, aki csak adminisztrál, más már bérszámfejtéshez is ért. Fontos tisztázni, hogy pontosan mire van szükséged, mert nem mindegy, kit keresel.

Személyügyi szervező szolgáltatások díjai

Az árak cégmérettől függenek. Egy 20 fős kisvállalkozásnál havi 200 000 forint körül van a teljes körű személyügyi adminisztráció. 50 fő felett már érdemes teljes munkaidős embert alkalmazni, mert a feladatok mennyisége megköveteli.

Budapest munkaerőpiacán általában magasabbak a díjak, mint vidéken. De ez nem jelenti azt, hogy ne lehetne vidéki személyügyi szervezővel dolgozni távolról. Ha minden digitalizálva van, akkor teljesen működik a távoli együttműködés is.

Gyakori hibák személyügyi szervező választásánál

Sokan azt gondolják, hogy ez csak papírmunka, bárki meg tudja csinálni. Ez tévedés. Egy képzetlen ember könnyen elronthat dolgokat, amik később komoly pénzbe kerülnek. Volt olyan cég, ahol valaki rossz adatokat jelentett be a NAV-nak, és utána hónapokig tartott rendezni a helyzetet.

Másik hiba, hogy csak az árra néznek. Találtam olyan ajánlatot, ahol 80 000 forintért ígérték a havi adminisztrációt. Kiderült, hogy az illető nem ismeri a munkaügyi szabályokat, csak táblázatokat tölt ki. De ha valami bonyolultabb kérdés merül fel, akkor nem tudja megoldani.

Gyakran előfordul az is, hogy a cég nem tudja, mit vár el. Azt mondják, hogy kell valaki a személyügyekhez, de nem részletezik, hogy pontosan mi a feladat. Így a személyügyi szervező a levegőbe lő, mert nem tudja, min kellene dolgoznia elsőként.

Van, aki nem ellenőrzi a referenciákat. Pedig ez fontos. Kérdezd meg a korábbi munkaadókat, hogy elégedettek voltak-e a munkájával. Ha haboznak vagy kitérő választ adnak, az rossz jel. Ha viszont azonnal ajánlanák, akkor jó jelöltről van szó.

Mire figyelj választáskor

Legelőször kérdezd meg, hogy milyen rendszereket ismer. Ma már szinte minden cég valamilyen HR szoftvert használ. Ha valaki még mindig csak papíron vagy Excelben dolgozik, az elmaradott. Budapesten a legtöbb helyen már digitális megoldások vannak.

• Munkaügyi jog ismerete
• HR szoftverek használata
• Referenciák ellenőrzése
• Kommunikációs gyorsaság tesztelése

Fontos a pontosság is. Egy személyügyi szervező hibája komoly következményekkel járhat. Kérj egy próbafeladatot. Adj neki egy fiktív esetet, például hogy valaki szülési szabadságra megy. Nézd meg, hogy tudja-e, milyen dokumentumok kellenek és milyen határidők vannak.

A válaszadási idő is sokat elárul. Ha napokat vár a visszajelzéssel, az nem jó. A személyügyi kérdések gyakran sürgősek. Ha valakinek aznap kell igazolást kérnie vagy holnap lejár egy határidő, akkor gyors reakció kell.

Nézd meg, hogy hány cégnek dolgozik egyidejűleg. Ha valakinek 10 ügyfele van, akkor nem tud mindenkinek megfelelő figyelmet szentelni. Ideális, ha maximum 5-6 helyen segít, különben túlterhelt lesz és hibázik.

Mikor tényleg szükséges személyügyi szervező

Ha a cégnél 15 fő fölött vagy, akkor már érdemes gondolkodni rajta. Ekkora létszámnál már nem lehet fejből tudni, hogy kinek mikor jár szabadság vagy ki mennyit dolgozott túlórát. Kell valaki, aki ezt nyilvántartja.

Amikor gyakran jönnek munkaügyi kérdések és senki nem tudja megválaszolni őket, az is egyértelmű jel. A munkavállalók joggal várják el, hogy a személyügyi dolgaik rendben legyenek. Ha ezt nem tudod biztosítani, az elégedetlenséghez vezet.

Munkaügyi ellenőrzés esetén is látszik, hogy mennyire fontos a rendezett adminisztráció. Egy jól dolgozó személyügyi szervező mellett nincs mit félni az ellenőrzéstől, mert minden dokumentum a helyén van. Nélküle viszont komoly bírságok jöhetnek, ha hiányosságokat találnak.

Személyes tapasztalat, hogy aki időben felismeri a jeleket és szakembert keres, az sokkal nyugodtabban alszik. Nem kell folyamatosan azon aggódni, hogy esetleg valami kimaradt vagy rosszul lett kezelve. A személyügyi szervező ezt leveszi a válladról.