Projektmenedzserek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a projekt katasztrófa lett projektmenedzser nélkül

Van egy cég, aki új raktárrendszert akart bevezetni. Tízmillió forintos beruházás volt. A cégvezető gondolta, hogy ő majd koordinálja. Mellette csinálta a többi dolgát is. Három hónap után már nyolc hónapos csúszásban voltak. A szoftver nem készült el, a hardver rossz helyre érkezett, a dolgozókat nem képezték ki. A végén tizennyolc millióba került, ami dupla volt. És még így sem működött rendesen.

A probléma az volt, hogy senki nem felügyelte teljes munkaidőben. Mindenki azt gondolta, hogy a másik csinálja. A szoftvercég a hardvercégre mutogatott, a hardvercég a belső IT-ra, az IT meg mondta, hogy ők nem tudtak róla. Volt egy hatalmas feladat, de nem volt felelős ember rá. Egy projektmenedzser ezt megelőzte volna. Ő lett volna az egyetlen pont, aki mindenért felel.

Másik példa egy termékfejlesztés. Új terméket akartak piacra dobni. Marketing, gyártás, értékesítés, mindenkinek volt feladata. De senki nem koordinálta őket. A marketing megtervezte a kampányt márciusra, de a gyártás csak májusra készült el. Aztán kiderült, hogy az értékesítésnek nincs is betanítva az új termék. Amikor végre minden összeállt, már hat hónapos késésben voltak. A versenytársak közben ellopták a piacot.

Mit csinál pontosan egy projektmenedzser

Első feladat a tervezés. A projektmenedzser felmér mindent az elején. Mit kell megcsinálni, mennyi idő kell hozzá, ki fogja csinálni, mennyibe kerül. Lebontja a projektet kisebb feladatokra. Meghatározza a sorrendet, a függőségeket. Készít egy részletes tervet, amit mindenki megért.

Második lépés a koordináció. Ő tartja a kapcsolatot az összes résztvevővel. Szoftvercég, beszállító, belső csapat, külső tanácsadó. Mindenki tudja, mit kell csinálnia és mikor. Ha valaki lemarad, a projektmenedzser szól neki. Ha valakinek problémája van, hozzá fordul. Ő a központi pont, ahol minden információ összefut.

Harmadik terület a kockázatkezelés. Minden projektnél vannak kockázatok. Lehet, hogy a szállító késik. Lehet, hogy a költségvetés nem elég. Lehet, hogy egy kulcsember beteg lesz. A projektmenedzser előre azonosítja ezeket. Készít tartalék tervet. Így amikor jön a probléma, már van megoldás rá. Láttam projektet, ahol a fő szállító csődbe ment. De volt tartalék szállító, akit előre felkészítettek. Így csak két hét csúszás lett, nem három hónap.

Negyedszer a jelentéstétel. A projektmenedzser folyamatosan informálja a vezetést. Hol tart a projekt, mi van késésben, mennyit költöttek eddig. Ha problémát lát, jelzi időben. Így a vezetés dönthet, mit tegyen. Növelje a költségvetést, hosszabbítsa a határidőt vagy változtasson a terven. De legalább tudja, mi a helyzet.

Ötödször az emberek motiválása. A projekt csapat gyakran különböző részlegekből jön. Nem egy főnökük van, nem egy céluk. A projektmenedzser összetartja őket. Motiválja, hogy tartsák a határidőket. Megoldja a konfliktusokat. Gondoskodik róla, hogy mindenki egy irányba húzzon. Volt olyan projekt, ahol két részleg állandóan civakodott. A projektmenedzser leültette őket, tisztázta a félreértéseket. Utána együttműködtek.

Mikor van szükséged projektmenedzserre

Első jelzés, amikor a projekt több osztályt érint. Ha csak az IT csinálja a dolgát, talán nem kell külön vezető. De ha IT, marketing, értékesítés, pénzügy mind benne van, akkor kell koordináció. Egy projektmenedzser összefogja őket, hogy ne párhuzamosan dolgozzanak.

Második jelzés a méret. Ha a projekt több millió forintos, az már komoly pénz. Nem lehet csak úgy csinálni. Kell valaki, aki ügyel a költségekre, hogy ne szaladjon el a büdzsé. Láttam olyan beruházást, ahol senki nem figyelte a kiadásokat. Mindenki rendelt, amit akart. A végén 60 százalékkal túllépték a keretet. Egy projektmenedzser ezt nem engedte volna.

Harmadik jelzés az időkeret. Ha a projekt fél évig vagy tovább tart, kell folyamatos felügyelet. Nem elég havonta egyszer ránézni. Kell valaki, aki naponta tudja, mi történik. Hetekig tartó projekteknél talán nem kritikus, de hónaposoknál már igen. Sok minden változhat közben, kell valaki, aki reagál rá.

Negyedszer a bonyolultság. Van egyszerű projekt, van bonyolult. Ha sok függőség van, sok résztvevő, sok lépés, az bonyolult. Ilyenkor könnyű elveszni a részletekben. A projektmenedzser látja az egészet, nem csak a részeket. Tudja, hogy egy késés az elején hogyan befolyásolja a véget. Ezt nem tudja senki más, aki csak a saját részével foglalkozik.

Tipikus problémák rossz projektvezetésnél

Legtöbb cég azt gondolja, hogy bárki lehet projektmenedzser. Vesznek valakit a csapatból, mondjuk egy IT-st, és azt mondják, te vagy a projektvezető. De az IT-s nem ért a projektvezetéshez. Nem tudja, hogyan kell tervet készíteni, kockázatokat kezelni, embereket motiválni. Csak technikai tudása van. Aztán csúszik a projekt, mert nem tudja irányítani.

Másik hiba, hogy nem adnak elég jogosultságot. A projektmenedzser koordinál, de nem dönthet. Mindent egyeztetnie kell a vezetéssel. Ez lassú. Ha egy szállító két napot vár a válaszra, az már késés. Egy jó projektmenedzser dönthet bizonyos keretek között. Ha nem tud, akkor felesleges a pozíció.

Harmadik probléma a félidős belépés. A projekt elindult, már három hónapja megy, aztán vesz fel projektmenedzsert. De addigra már csúszás van, a büdzsé fele elment, rossz döntések születtek. A projektmenedzser próbálja rendbe rakni, de nehéz. Jobb, ha az elejétől ott van. Akkor tud hatékonyan dolgozni.

Negyedszer az emberek alábecsülik az adminisztrációt. Azt hiszik, a projektmenedzser csak meetingeket tart. De rengeteg adminisztráció van. Tervek, jelentések, kockázati mátrix, változáskezelés. Ezek mind kellenek, különben káosz lesz. Ha a projektmenedzser nem csinálja meg ezeket, senki nem tudja, mi a helyzet. Volt olyan projekt, ahol nem volt dokumentáció. Amikor az eredeti projektmenedzser elment, az új nem tudta átvenni. Hónapokig tartott kideríteni, mi történt eddig.

Projektmenedzser szolgáltatások és árazás

Az árak változóak. Függ a projekt méretétől, időtartamától, bonyolultságától. Van, aki teljes munkaidőben dolgozik egy projekten hónapokig. Van, aki részmunkaidőben több projektet is kezel egyszerre. Van, aki csak tanácsadóként segít, nem teljes vezetőként. Mind más árkategória.

Az én tapasztalatom, hogy 400 000 forint alatt ne várj jó projektmenedzsert. A projektvezetés speciális szaktudás. Kell hozzá képzettség, tapasztalat, eszköztudás. Aki túl olcsón dolgozik, valószínűleg nem rendelkezik ezekkel. Később drágábban jön ki, ha a projekt csúszik vagy megbukik. Inkább fizess rendesen, de legyen sikeres a projekt.

Hogyan találj jó projektmenedzsert

Elsőként nézd a referenciákat. Milyen projekteket vezetett eddig, milyen eredményekkel. Időben befejeződtek-e, költségvetésben maradtak-e, elégedettek voltak-e az ügyfelek. Ha nincsenek referenciák vagy rosszak, az rossz jel. Budapest környékén több tapasztalt szakember is dolgozik, de mindig kérd el a korábbi munkák listáját.

Másodszor ellenőrizd a képzettséget. Van-e projektmenedzsment végzettsége, PMP vagy PRINCE2 certifikátja. Ezek nemzetközi szabványok, amiket komoly vizsgával lehet megszerezni. Ha van ilyen papírja, az jó jel. Legalább tudja az elméletet. De az is fontos, hogy legyen gyakorlati tapasztalata is, ne csak papír.

• PMP vagy PRINCE2 certifikáció
• Minimum 3 év projektvezetés
• Iparági tapasztalat előnyös
• Kommunikációs készség alapvető
• Eszköztudás MS Project Jira
• Konfliktusmegoldó képesség kritikus

Harmadszor beszélj vele a módszertanról. Milyen eszközöket használ, milyen technikákat. Gantt diagram, Agile, Waterfall, Kanban. Ezek projektmenedzsment módszerek. Egy jó projektmenedzser tudja, melyiket mikor kell használni. Ha nem tud róla beszélni értelmesen, gyanús.

Negyedszer kérdezd meg, hogyan kezeli a konfliktusokat. Minden projektben lesznek problémák. Emberek nem értenek egyet, határidők csúsznak, költségek nőnek. Hogyan reagál ilyenkor. Kérj konkrét példát korábbi projektjéből. Ha nem tud mondani, valószínűleg nincs elég tapasztalata.

Ötödször figyeld az első hetekben. Add neki egy kisebb feladatot, nézd meg, hogyan csinálja. Készít-e tervet, kommunikál-e rendszeresen, tartja-e a határidőt. Ez megmutatja, hogyan fog dolgozni nagyobb projekteken is. Ha már az elején problémák vannak, jobb korán változtatni, mint a projekt közepén.

A Qjob.hu oldalon találsz tapasztalt projektmenedzsereket különböző területekről. Nézd meg a profilokat, olvasd el a projektjeiket, beszélgess velük. Egy jó projektmenedzser megspórolja a saját költségét azzal, hogy a projekt sikeres lesz. Időben, költségvetésben, minőségben. Ez sokkal többet ér, mint amennyit kérsz érte. A rossz projektek milliókba kerülnek, a jó projektmenedzser megelőzi ezt.