Pénzügyi és számviteli ügyintézők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Mi a különbség ügyintéző és könyvelő között

Sokan összekeverik a pénzügyi és számviteli ügyintézőt a könyvelővel. Pedig nem ugyanaz. Az ügyintéző általában kisebb szintű, adminisztratív feladatokat lát el. Nem ő készíti a mérleget vagy a bevallásokat, hanem segít a könyvelőnek. Rögzíti a számlákat, rendezi a bizonylatokat, előkészíti az adatokat.

Ez nem azt jelenti, hogy kevesebbet ér. Pont ellenkezőleg. Egy jó pénzügyi ügyintéző rengeteg munkát levesz a könyvelő válláról. Így az tud koncentrálni a bonyolultabb feladatokra, mint az adóoptimalizálás vagy a beszámolók készítése. Egy kisebb cégnél akár elég is lehet csak ügyintéző, ha nincsenek nagyon komplex ügyletek.

A végzettség is más. Könyvelőnek általában közgazdász vagy hasonló diploma kell, esetleg mérlegképes képesítés. Pénzügyi és számviteli ügyintézőnek elég a szakképzés, amit általában 1-2 év alatt meg lehet szerezni. Ez nem rosszabb, csak más szint. Más feladatok, más felelősség.

Budapest kisebb vállalkozásainál pont ez a megoldás működik jól. Van egy ügyintéző, aki napi szinten vezeti a könyvelést, aztán havonta vagy negyedévente jön egy könyvelő vagy adótanácsadó, aki átnézi, elkészíti a bevallásokat. Így olcsóbb, mintha főállású könyvelőt kellene fizetni.

Mikor érdemes pénzügyi ügyintézőt keresni

Ha induló vállalkozás vagy és nincs sok számla, talán nem kell még. Magad is megcsinálod egy egyszerű programmal. De amikor már hetente 20-30 számla jön és megy, akkor érdemes gondolkodni rajta. Nem azért, mert nem tudod, hanem mert az időd többet ér máshol.

Sok kisvállalkozó akkor kezd ügyintézőt keresni, amikor már fullba dolgozik és nincs ideje a papírmunkára. Csúsznak a határidők, a számlák felgyűlnek, a bizonylatok elvesznek. Ilyenkor már késő, mert a káosz rendezése plusz pénzbe kerül. Jobb megelőzni.

Másik jellemző szituáció, amikor növekszik a cég és kell valaki belső munkatárs. Egy külső könyvelő jó, de ő nem ott van minden nap. Ha problém van, nem tudsz azonnal kérdezni. Egy pénzügyi ügyintéző viszont ott van, ismeri a napi folyamatokat, gyorsan tud reagálni.

Vannak cégek, ahol kifejezetten kötelező pénzügyi részleget fenntartani. Nagyobb vállalkozásoknál, ahol már több tucat ember dolgozik vagy a forgalom jelentős, ott nem elég egy külsős könyvelő. Kell egy belső ember, aki folyamatosan figyeli a pénzügyeket.

Tipikus hibák, amik drágán végződnek

Első hiba, hogy a legolcsóbbat keresik. Találnak valakit 120 ezer forintért havonta, aztán csodálkoznak, hogy nem elég jó. Egy tapasztalt pénzügyi ügyintéző Budapest környékén 180-250 ezer forint között van bruttóban, plusz járulékok. Ha valaki ennél jóval olcsóbban vállalja, az gyanús.

Második hiba, hogy csak a papírt nézik. Van végzettsége, rendben. De azt nem kérdezik meg, hol dolgozott korábban, milyen rendszereket ismer, van-e referenciája. Aztán kiderül, hogy csak elméletben tudja a dolgokat, gyakorlatban sosem csinálta.

Harmadik probléma, hogy nem tisztázzák a feladatköröket. Az ügyintéző azt hiszi, ő csak rögzít. A cégvezető azt várja, hogy minden pénzügyi feladatot megold. Aztán vitatkoznak, hogy ki mit nem csinált meg. Mindig írásban rögzítsd, pontosan mi a munkaköre.

Negyedik hiba, hogy egyedül hagyják. Nincs felettese, nincs ellenőrzés. Egy pénzügyi ügyintéző nem helyettesíti a könyvelőt vagy az adótanácsadót. Valakinek ellenőriznie kell a munkáját, legalább havonta. Különben becsúszhatnak hibák, amiket csak hónapok múlva vesznek észre.

Pénzügyi és számviteli ügyintéző keresés során számíts ezekre az árakra

Az árak változóak, attól függ, milyen végzettsége van, mennyi tapasztalata, hány órában dolgozik. Főállás drágább, mert járulékok vannak, de megbízhatóbb. Részmunkaidő vagy megbízásos forma olcsóbb, de kevésbé rugalmas.

Ezek bruttó összegek, amihez jön a járulék. Főállású munkavállalónál ez kb plusz 15 százalék a cégnek. Megbízásos formánál nincs járulék, de nincs garancia sem, hogy mindig elérhető lesz.

Tapasztalatom szerint ne spórolj túl sokat ezen a területen. Egy rossz pénzügyi ügyintéző több kárt okoz, mint hasznot. Jobb kicsit többet fizetni, de legyen megbízható és pontos. Egy elrontott bevallás vagy egy lekésett határidő gyorsan többe kerül, mint amit az olcsóbb munkabéren spóroltál.

Hogyan ellenőrizd a jelölt alkalmasságát

Ne csak az önéletrajzot olvasd. Hívd be beszélgetésre és adj neki egy feladatot. Például mutass egy csomó számlát és kérdezd meg, hogyan kezdene hozzá ezek rendezéséhez. Egy tapasztalt ügyintéző azonnal látja a logikát, tudja, mit hogyan kell csinálni.

Kérdezd meg, milyen programokat ismer. Egy modern pénzügyi ügyintéző tud Excellel dolgozni, ismeri a könyvelő szoftvereket, esetleg a számlázó rendszereket is. Ha valaki csak papíron dolgozott eddig és nem ismeri a digitális eszközöket, az ma már problémás lehet.

• Van szakképesítése pénzügyi területen
• Ismeri a könyvelő szoftvereket
• Tud Excellel haladó szinten
• Van referenciája korábbi munkahelyről
• Érti az adózás alapjait

Beszélj a korábbi munkahelyével, ha lehet. Kérdezd meg, hogyan dolgozott, pontosan végezte-e a munkáját, milyen volt a hozzáállása. Ez sokat elárul. Persze nem mindenki ad referenciát, de ha valaki tiltakozik ellene, az rossz jel.

Figyelj a kommunikációra is. Egy pénzügyi ügyintéző nem csak gépel, hanem emberekkel is dolgozik. Beszél a könyvelővel, a cégvezetővel, esetleg partnerekkel. Ha nem tud érthetően fogalmazni vagy nehezen fejezi ki magát, az gond lesz később.

Hol találj megbízható pénzügyi ügyintézőt és hogyan kezdj

A Qjob.hu oldalán több pénzügyi és számviteli ügyintéző is keres munkát. Nézd át a profiljukat, milyen végzettségük van, hol dolgoztak korábban. Olvass értékeléseket, ha vannak. Írj legalább három embernek, hogy legyen miből választani.

Másik lehetőség, hogy kérsz ajánlást más vállalkozóktól. Ha ismer valakit, akinek jó a pénzügyi ügyintézője, kérdezd meg, elégedett-e vele. Néha a legjobb munkatársakat ajánlás alapján találod meg, nem álláshirdetésen keresztül.

Amikor megtaláltad a megfelelő embert, ne azonnal köss hosszú távú szerződést. Próbaidő mindenképp legyen, legalább három hónap. Ez mindkét félnek jó, mert kiderül, passzolnak-e egymáshoz. Ha nem működik, könnyebb befejezni, mintha rögtön egy évre lekötöd magad.

Fontos, hogy legyen világos munkakör és felelősségi kör. Írd le, mit vársz el pontosan. Napi szintű rögzítés, heti riport, havi egyeztetés a könyvelővel. Minél részletesebb vagy, annál kevesebb félreértés lesz később. És ne feledd, egy pénzügyi ügyintéző nem csodaszer. Segít, de nem helyettesít mindenkit.