Pályázatmenedzserek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Pályázatmenedzser keresés mert a nyerés után kezdődik az igazi munka

Sokan azt hiszik, hogy a pályázat megnyerésével a neheze megvan. Pedig épp fordítva van. A megírás és beadás csak az első lépés. Utána jön a projekt megvalósítása, a dokumentálás, a határidők, az elszámolás. Ha ezt elrontod, vissza kell fizetni a támogatást. Részben vagy egészben. Ez a rémálom, amit egy jó pályázatmenedzser segít elkerülni.

A pályázatíró és a pályázatmenedzser nem ugyanaz. Az előbbi megírja és beadja az anyagot. Az utóbbi végigkíséri a projektet a megvalósítás során. Van aki mindkettőt csinálja, de a két feladat más készségeket igényel. Az írás kreativitás és fogalmazás. A menedzsment szervezés, precizitás és kitartás.

Mit csinál pontosan egy pályázatmenedzser

A pályázatmenedzser koordinálja a projekt megvalósítását. Figyeli a határidőket, ellenőrzi a dokumentumokat, kapcsolatot tart a támogató szervezettel. Ha hiánypótlás kell, ő intézi. Ha módosítani kell a projekten, ő készíti el a kérelmet. Ha beszámolót kell írni, ő rakja össze az anyagot.

A pénzügyi rész is az ő területe sokszor. A támogatott költségek nyilvántartása, a számlák megfelelősége, a kifizetési kérelmek. Ezek bonyolultak és szigorúan szabályozottak. Egy rossz számla, egy hiányzó pecsét és már probléma van. A menedzser tudja, mire figyelnek az ellenőrök.

Az adminisztráció hatalmas. Minden beszerzésről dokumentum kell. Minden kifizetésről igazolás. Minden változásról jelentés. Aki először csinál ilyet, az meglepődik a papírmunka mennyiségén. A pályázatmenedzser ebben otthon van. Tudja mi kell, mikor kell, és hogyan kell kinéznie.

Mikor van szükséged pályázatmenedzserre

Ha nyertél egy komolyabb pályázatot és nincs tapasztalatod a megvalósításban. Ez a legegyértelműbb helyzet. A szabályok bonyolultak, a tét nagy. Egy szakember segítsége ilyenkor nem luxus, hanem biztosíték.

Ha van tapasztalatod, de nincs időd. A menedzsment folyamatos figyelmet igényel. Nem elég havonta egyszer ránézni. Határidők, dokumentumok, egyeztetések. Ha a saját vállalkozásod vagy életed viszi az idődet, a menedzser átveszi ezt a terhet.

Ha a projekt összetett. Több beszállító, több helyszín, hosszabb futamidő. Minél bonyolultabb a projekt, annál több a koordináció. Ilyenkor a menedzser nemcsak adminisztrál, hanem valóban menedzsel. Összetartja a szálakat.

• Első komolyabb pályázat megvalósítása
• Időhiány a folyamatos adminisztrációra
• Összetett projekt több szereplővel
• EU-s pályázat szigorú követelményekkel
• Korábbi rossz tapasztalat elszámolással

Egy történet ami megmutatja miért fontos ez

Ismerek egy kisvállalkozót, aki nyert egy fejlesztési pályázatot. Tízmillió forint beruházásra. Örült nagyon, nekiállt megvalósítani. Gépeket vett, szolgáltatásokat rendelt meg. Csináltatta a dolgát.

A probléma az elszámolásnál jött. A számlák egy része nem felelt meg a követelményeknek. Rossz megnevezés, hiányzó részletezés. A beszerzéseknél nem volt meg minden kötelező dokumentum. Az árajánlatok formátuma nem volt megfelelő. A végén a támogatás harminc százalékát visszavonták. Három millió forint, ami elúszott adminisztrációs hibák miatt.

Utólag mondta, hogy ha fogad egy pályázatmenedzsert százezerért, megspórolta volna a hárommilliót. De ezt akkor még nem tudta. Most már tudja. A következő pályázatnál már volt mellette szakember.

Pályázatmenedzser szolgáltatások és díjak

Az árazás többféle lehet. Van aki havi díjat kér a projekt futamideje alatt. Van aki a támogatás százalékában számol. Van aki feladatonként áraz. A modell függ a projekt méretétől és a menedzser preferenciájától.

A teljes projekt költségéhez képest ezek az összegek általában eltörpülnek. Egy tízmilliós pályázatnál a menedzsment költsége a támogatás öt-tíz százaléka körül alakul. Ez sok pénznek tűnhet. De ha a menedzser megment egy visszafizetéstől vagy simábbá teszi az elszámolást, akkor már meg is térült.

Az én véleményem az, hogy a havi húszezer forint alatti ajánlatoknál már kérdéses a minőség. Ennyi pénzért nem lehet folyamatosan figyelni egy projektet. Aki ezt vállalja, az vagy mellékállásban csinálja és nem szentel elég időt rá, vagy sok ügyfele van és sablonmegoldásokkal dolgozik. Mindkettő kockázatos.

Hogyan válassz pályázatmenedzsert

A tapasztalat itt is kulcsfontosságú. De más tapasztalat kell, mint a pályázatírásnál. Itt a megvalósítás és az elszámolás számít. Kérdezd meg, hány projektet vitt végig sikeresen. Volt-e visszafizetés az általa menedzselt pályázatoknál. Ha igen, miért és mennyit.

A Qjob.hu oldalon megnézheted az elérhető szakemberek profilját és értékeléseit. A korábbi ügyfelek véleményei sokat elárulnak. Különösen figyelj arra, mit írnak az együttműködésről és a kommunikációról. A menedzsment hosszú távú kapcsolat, fontos hogy jól működjön.

A szakterület is számít. Más szabályok vonatkoznak az EU-s pályázatokra és másak a hazai támogatásokra. Más a vállalkozásfejlesztési és más a civil szférás pályázat. Ha a menedzsernek van tapasztalata a te típusú projektedben, az nagy előny.

Budapesten és nagyobb városokban több a választék. De a munka nagy része távolról is végezhető. Online megbeszélések, megosztott dokumentumok, emailes egyeztetés. A lényeg a szakértelem és a megbízhatóság, nem a földrajzi közelség.

• Végigvitt projektek száma és eredménye
• Tapasztalat a te pályázattípusodban
• Kommunikáció és elérhetőség
• Referenciák korábbi ügyfelektől
• Árazás átláthatósága
• Rugalmasság váratlan helyzetekben

A pályázatmenedzser és te közötti munkamegosztás

A menedzser nem csinál mindent helyetted. A projektet te valósítod meg. Te veszed a gépet, te rendeled meg a szolgáltatást, te alkalmazod az embert. A menedzser ebben nem helyettesít. Ő a háttérben dolgozik az adminisztráción.

Neked kell időben átadni a dokumentumokat. Számlákat, szerződéseket, igazolásokat. Ha késve küldöd, a menedzser sem tud csodát tenni. A határidők kegyetlenek. Egy nap csúszás és már büntetés vagy elutasítás jöhet. Az együttműködés kétirányú.

A döntéseket is te hozod. Ha módosítani kell a projekten, a menedzser felvázolja a lehetőségeket, de te döntesz. Ha választani kell beszállítók között, te választasz. A menedzser tanácsot ad és adminisztrál, de a projekt a tiéd marad.

A kommunikáció legyen rendszeres. Heti vagy kétheti státuszjelentés, attól függően mennyire intenzív a projekt. Így mindketten tudjátok, hol tartotok. Ha valami változik, azonnal szólj. A meglepetések rosszak a pályázatoknál. Minél korábban tudsz egy problémáról, annál könnyebb kezelni.

A jó pályázatmenedzser partnered a projekt sikerében. Nem ellenőr, nem főnök, hanem segítő. Ha megtalálod a megfelelő embert, a pályázat megvalósítása sokkal gördülékenyebb lesz. És a végén nem kell rettegni az elszámolástól, mert minden dokumentum a helyén van. Ez a nyugalom megéri az árát.