Online könyvelők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Online könyvelő választása ma már természetes döntés

Tíz évvel ezelőtt furcsa lett volna ha valaki azt mondja hogy a könyvelőjét sosem látta személyesen. Ma ez teljesen normális. Az online könyvelés nem a jövő hanem a jelen. A dokumentumok digitálisan érkeznek, a kommunikáció emailben és chaten zajlik, a bevallások elektronikusan mennek be. Személyes találkozóra szinte soha nincs szükség.

A járvány felgyorsította ezt a folyamatot. Sok cég és könyvelő kényszerből állt át az online működésre. És rájöttek hogy működik. Sőt, gyakran jobban működik mint a régi módszer. Nincs utazás, nincs várakozás, nincs papírhalom az íróasztalon. Minden elérhető a felhőben, bármikor és bárhonnan.

Előnyök és hátrányok őszintén

Az online könyvelés legnagyobb előnye a rugalmasság. Nem kell a könyvelő irodájába menni, nem kell alkalmazkodni a nyitvatartáshoz. Este tizenegykor is fel tud tölteni egy számlát ha éppen akkor jut eszébe. A könyvelő másnap reggel feldolgozza. Ez a fajta aszinkron munka mindkét félnek kényelmes.

Másik előny a földrajzi szabadság. Választhat budapesti könyvelőt vidékről vagy fordítva. A távolság nem számít ha az online rendszerek jól működnek. Ez versenyt teremt ami lenyomja az árakat és javítja a szolgáltatás minőségét.

De vannak hátrányok is. A személyes kapcsolat hiányzik. Vannak akik szeretnek leülni a könyvelőjükkel és átbeszélni a dolgokat. Az online világban ez videóhíváson keresztül történik ami nem ugyanaz. Ha Önnek fontos a személyes kontakt, az online könyvelés lehet hogy nem az ideális megoldás.

Másik potenciális probléma a technikai akadály. Ha nem ért a számítógéphez, nehézkes lehet a számlák szkennelése és feltöltése. A legtöbb online könyvelő rendszer egyszerű, de egy kis tanulást igényel. Budapest környékén és a nagyobb városokban ez általában nem gond, de idősebb vállalkozóknál előfordul.

Online könyvelés árai a piacon

Az online könyvelők általában olcsóbbak mint a hagyományosak. Nincs irodabérlet, nincs utazási költség, hatékonyabban tudnak dolgozni. Ez az árban is megmutatkozik. De azért ne várjon csodát, a szakértelem itt is pénzbe kerül.

A Qjob.hu platformon különböző árszintű online könyvelők érhetők el. Tapasztalatom szerint a 25 000 forint alatti Kft. könyvelésekkel érdemes óvatosnak lenni. Ilyen áron csak nagyon egyszerű esetekben kaphat minőségi munkát. De az is igaz hogy az online működés miatt az árak általában 10-20 százalékkal alacsonyabbak a hagyományosnál.

Hogyan működik az online könyvelés a gyakorlatban

A folyamat egyszerűbb mint gondolná. A legtöbb online könyvelő valamilyen felhőalapú rendszert használ. Ide tölti fel a számláit, bankszámlakivonatait és egyéb bizonylatait. A könyvelő a saját felületén látja és feldolgozza őket. Ön bármikor belenézhet hogy hol tart a munka.

• Regisztráció a közös platformon
• Dokumentumok feltöltése fotóval vagy szkenneléssel
• Automatikus feldolgozás és könyvelés
• Havi riportok és kimutatások
• Bevallások elektronikus beadása

A modern számlázóprogramok közvetlenül kapcsolódnak a könyvelési rendszerekhez. Ha Ön Billingót, Számlázz.hu-t vagy Kulcs-Softot használ, a kimenő számlák automatikusan átkerülhetnek a könyvelőhöz. Ez csökkenti a hibalehetőséget és gyorsítja a munkát. A bejövő számlákat még mindig fel kell tölteni, de ez néhány perc naponta.

Kinek való az online könyvelés

Elsősorban azoknak akik digitálisan működnek. Ha a vállalkozása már most online zajlik, a könyvelés is illeszkedik ebbe. Webshopok, online szolgáltatók, IT cégek természetes módon választanak online könyvelőt. De hagyományos vállalkozások is profitálhatnak belőle ha nyitottak a változásra.

Nem ajánlom azoknak akik sok készpénzes ügylettel dolgoznak. Étterem, kiskereskedelem, piac. Ezeknél a papír alapú bizonylatok még mindig gyakoriak és az online feldolgozás nehézkes. Ha naponta tucatnyi nyugtát kellene befotózni, az hamar fárasztóvá válik.

Egy történet a gyakorlatból. Volt egy grafikus ismerősöm aki évekig a szomszéd utcai könyvelőhöz járt. Havonta egyszer bevitte a mappát, leült, átbeszélték a dolgokat. Aztán elköltözött vidékre és kénytelen volt online könyvelőt keresni. Először félt tőle. Három hónap után azt mondta hogy soha többé nem megy vissza a régi módszerhez. Gyorsabb, egyszerűbb és még olcsóbb is lett.

Mire figyeljen online könyvelő választásakor

A technikai háttér kulcsfontosságú. Kérdezze meg milyen rendszert használ a könyvelő. Mennyire biztonságos az adattárolás. Van-e mobilalkalmazás a feltöltéshez. Ezek mind fontosak a napi működésben. Ha a rendszer lassú vagy bonyolult, az együttműködés szenvedni fog.

Az elérhetőség is számít. Online könyvelőnél gyakran lassabb a válaszidő mint a személyesnél. Tisztázza előre mennyi időn belül válaszol a kérdéseire. Van-e telefonos elérhetőség sürgős esetekre. Mi történik ha este vagy hétvégén merül fel probléma.

• Használt szoftver ellenőrzése
• Adatbiztonság tisztázása
• Válaszidő megbeszélése
• Referenciák bekérése

A mérlegképes végzettség online könyvelőnél is alapkövetelmény. Ne gondolja hogy az online működés lazább szabályokat jelent. Ugyanazok a jogszabályok vonatkoznak rá mint bármelyik könyvelőre. A különbség csak a munka szervezésében van, nem a szakmai követelményekben.

Végül próbálja ki mielőtt hosszú távra elköteleződik. Sok online könyvelő vállal egy-két hónapos próbaidőszakot. Ez alatt kiderül hogy működik-e az együttműködés. Megfelelő-e a kommunikáció, kényelmes-e a rendszer, pontos-e a munka. Ha igen, folytathatják. Ha nem, keres mást. Ez az online világ egyik nagy előnye, a váltás egyszerűbb mint a hagyományos könyvelőnél. A dokumentumok digitálisak, egyetlen kattintással átadhatók az új szakembernek. Ezen az oldalon könnyen megtalálja azt az online könyvelő szakembert aki megfelel az igényeinek.