Könyvelőasszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Na mire képes egy könyvelőasszisztens

Sok kisvállalkozó azt gondolja, hogy elég egy könyvelő. De amikor nő a cég, akkor jön rá, hogy egy ember nem bírja. A könyvelő a stratégiai dolgokkal foglalkozik, az asszisztens meg a napi rutinmunkát csinálja. Számlák rögzítése, bankbizonylatok párosítása, alapbizonylatok rendezése. Ezek apróságnak tűnnek, de rengeteg időt visznek el.

Van egy másik oldala is. Ha nincs asszisztens, akkor a könyvelő csinálja az egészet. Drágább óradíjért végzi azt a munkát is, amit egy asszisztens olcsóbban megcsinálna. Ez pénzkidobás. Láttam már olyan céget, ahol a könyvelő havi 150 ezer forintért szkennelt be számlákat. Közben egy asszisztens ezt 80 ezerért megcsinálta volna.

A harmadik dolog, hogy az asszisztens tehermentesíti a könyvelőt. Így az tud foglalkozni a lényeges dolgokkal. Adóoptimalizálás, beszámolók készítése, tanácsadás. Nem pedig azzal, hogy párosítja a bankkivonatokat. Ez munkamegosztás kérdése.

Könyvelőasszisztens árak és szolgáltatási díjak

Az árazás változó, mert attól függ, mennyi munkát vállal be az asszisztens. Van, aki csak heti pár órát dolgozik egy cégnek, van, aki teljes munkaidőben. Van, aki távolról dolgozik, van, aki bejár az irodába. Mindez befolyásolja az árat.

A tapasztalatom az, hogy 3 000 forint alatti óradíjnál érdemes óvatosnak lenni. Vagy kezdő, akinek nincs tapasztalata, vagy nem alapos. A könyvelésben egy hiba sokba kerül. Inkább fizess kicsit többet, de legyen megbízható.

Gyakori problémák könyvelőasszisztens nélkül

A legnagyobb baj, hogy minden a könyvelőn csüng. Ő csinálja a nagy munkákat és a kicsiket is. Aztán amikor sűrű időszak van, például a bevallási határidő előtt, akkor mindennel le van maradva. Volt nálam olyan ügyfél, akinek a könyvelője márciusban már novemberi számlákat rögzített. Mert nem volt ideje.

Másik probléma, hogy nincs ellenőrzés. Ha egy ember csinálja az egészet, akkor nem veszi észre a saját hibáját. Egy asszisztens viszont látja, ha valami nem stimmel. Duplán elkönyvelt tétel, rossz összeg, hiányzó bizonylat. Ezeket jelzi és javítani lehet.

Harmadik gond a szabadságolás. Ha a könyvelő elmegy két hétre, akkor áll az egész könyvelés. Nincs, aki átvenné a helyét. Az asszisztens ilyenkor tud segíteni. Nem fog bonyolult feladatokat csinálni, de a napi rutint elintézi. Így nem marad le semmi.

És van egy negyedik dolog is. A könyvelő drága. Ha neki kell szkennelni, rendezni, párosítani, akkor drága munkaórákat veszít el ezzel. Egy asszisztens ezeket olcsóbban megcsinálja. A cég meg spórol. Volt olyan vállalkozás, ahol csak azzal 40 ezer forintot spóroltak havonta, hogy bevettek egy asszisztenst.

Mire figyelj könyvelőasszisztens keresésekor

Első szempont a tapasztalat. Kérdezz rá, hol dolgozott eddig, milyen könyvelési rendszereket ismer. Van, aki csak egy programot tud használni. Ha te mást használsz, akkor nem fog tudni segíteni. Legyen legalább egy-két év tapasztalata könyvelési asszisztensi munkában.

Második dolog a pontosság. A könyvelésben nincs helye a hibának. Kérj referenciát a korábbi munkahelyekről. Kérdezd meg, mennyire volt precíz, betartotta-e a határidőket. Ha ott gondok voltak, nálad is lesznek.

Harmadik pont a kommunikáció. Tud-e kérdezni, ha nem ért valamit. Vagy csak csinálja és reméli, hogy jó lesz. Az előbbi a jó. Inkább kérdezzen többet, mint hogy elrontson valamit és utána kelljen javítani.

Negyedszer a technikai felkészültség. Ma már minden online. Excel, könyvelési programok, email, felhős rendszerek. Ha valaki nem tud ezekkel dolgozni, az lemarad. Budapest környékén dolgozó asszisztensek általában felkészültek technikailag, de azért kérdezz rá.

Mit csinál pontosan egy könyvelőasszisztens

A napi munka főleg adminisztráció. Megkapja a bejövő számlákat, beszkenneli őket, feltölti a rendszerbe. Rögzíti az adatokat, párosítja a bankkivonatokkal. Ellenőrzi, hogy minden adat stimmel-e. Ha valami hiányzik, jelzi a könyvelőnek vagy a cégvezetőnek.

• Bizonylatok rögzítése naponta
• Bankkivonatok feldolgozása
• Számlák párosítása kifizetésekkel
• Hiányzó dokumentumok nyilvántartása
• Havi zárási előkészítés

Aztán ott van a rendrakás. A papíralapú bizonylatokat mappákba rendezi, dátum szerint, típus szerint. Ha kell valami later, gyorsan meg lehet találni. Ez hangzik egyszerűnek, de rengeteg időt spórol. Volt olyan cég, ahol hetekig kerestek egy számlát, mert nem volt rendszerezve semmi.

Harmadik feladat az előkészítés. Mielőtt a könyvelő nekiáll a havi zárásnak, az asszisztens mindent előkészít. Összeállítja a bizonylatokat, ellenőrzi a párosításokat, jelzi a problémákat. A könyvelő meg csak leellenőriz mindent és lezár. Fele annyi idő alatt megvan.

Van még adminisztratív munka is. NAV-tól érkező levelek nyilvántartása, határidők követése, emlékeztetők küldése. Ezek apróságok, de valakinek csinálnia kell. Az asszisztens ezt leveszi a könyvelő válláról.

Könyvelőasszisztens keresése Budapest területén

A fővárosban sok lehetőség van. Van, aki teljes állást keres, van, aki csak részmunkaidőben dolgozna. Van, aki irodába jár be szívesen, van, aki otthonról dolgozik. A Qjob.hu oldalon találsz különböző profilú szakembereket. Nézd meg, melyik illik a cégedhez.

Fontos, hogy tisztázd, mire van szükséged. Ha csak heti 10 óra munka van, ne keress valakit, aki teljes állást akar. Ha viszont sok a munka, akkor meg ne egy alkalmi embert vegyél fel, mert nem fog elkötelezett lenni.

Érdemes személyesen is találkozni az induláskor. Még ha távolról dolgozik is majd, az első megbeszélésen jó, ha látod, hogy ki ő, hogyan kommunikál. Budapest környékén ez könnyen megoldható. Ha vidéki emberrel dolgozol, akkor videóhívás is megteszi.

És még valami. Ne várj csodát az első héten. Kell betanulási idő. Meg kell ismernie a céged folyamatait, a könyvelési rendszeredet, a partnereidet. Ez általában 2-4 hetet vesz igénybe. Légy türelmes, utána sokkal gördülékenyebb lesz minden.