Könyvelési asszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Mi a különbség könyvelési asszisztens és könyvelő között valójában

A könyvelési asszisztens nem könyvelő. Ez az első dolog, amit meg kell érteni. Segít a könyvelőnek, de nem ő készíti a beszámolókat vagy a bevallásokat. Ő az, aki rendezi a dokumentumokat, előkészíti az adatokat, rögzíti az egyszerűbb tételeket.

Egy kisebb cégnél gyakran nincs szükség teljes munkaidős könyvelőre. De annyi papírmunka van, hogy a tulajdonos vagy a titkárnő nem bírja. Ilyenkor jön be a könyvelési asszisztens. Részmunkaidőben dolgozik, leveszi a terheket, de a komolyabb dolgokat átküldi a külsős könyvelőnek.

A végzettség is más. Egy könyvelőnek általában közgazdász diplomája vagy mérlegképes képesítése van. A könyvelési asszisztensnek elég egy OKJ-s könyvelési asszisztensi végzettség vagy akár csak egy jó pénzügyi-számviteli alapképzés. Ez rövidebb idő alatt megszerezhető és olcsóbb is.

Budapest kisebb vállalkozásainál ez a pozíció egyre népszerűbb. Van egy külsős könyvelő, aki havonta vagy negyedévente jön. Van egy belső asszisztens, aki napi szinten rendezi a papírokat, előkészít mindent. Így a könyvelő hatékonyabban tud dolgozni és olcsóbb is az egész.

Amit a legtöbb cég elront könyvelési asszisztens felvételekor

Első hiba, hogy túl sokat várnak el. Felvesznek egy asszisztenst, aztán azt várják, hogy önállóan csináljon bevallásokat, mérleget, mindent. Ez nem az ő feladata. Ha ilyen szintű munkát akarsz, könyvelőt kell felvenni, nem asszisztenst.

Második hiba, hogy nem tisztázzák a feladatkört. Az asszisztens nem tudja, meddig terjed a felelőssége. Csak rögzít vagy ellenőriz is. Csak rendez vagy elemez is. Aztán csodálkoznak, hogy miért nem csinálja meg ezt vagy azt. Pedig nem mondták meg pontosan.

Harmadik hiba a túl alacsony fizetés. Sokan azt gondolják, hogy mivel asszisztens, ezért minimálbér elég. Pedig egy jó könyvelési asszisztens Budapest környékén bruttó 250-320 ezer forint között van. Ha 180 ezerért keresel embert, csak kezdő vagy nem megfelelő jelölteket fogsz találni.

Negyedik hiba, hogy egyedül hagyják. Nincs, aki betanítsa, nincs, aki ellenőrizze a munkát, nincs, akitől kérdezhet. Próbál mindent kitalálni, hibázik, aztán szidják érte. Mindig legyen valaki, aki segíti az első hónapokban, akár a külsős könyvelő, akár egy tapasztaltabb kolléga.

Mire figyelj könyvelési asszisztens választásakor most

Első dolog a végzettség ellenőrzése. Van könyvelési asszisztensi vagy pénzügyi-számviteli végzettsége. Nem kell diploma, de valamilyen szakképesítés igen. Aki semmilyen kapcsolódó végzettséggel nem rendelkezik, annak túl hosszú lesz a betanítás.

Második szempont az excel tudás. Egy könyvelési asszisztens rengeteg időt tölt excelben. Táblázatok, adatok rendezése, egyszerű képletek. Ha valaki nem ismeri az alapokat, rengeteg extra munkát okoz.

• Van könyvelési szakképesítése minimum
• Excel alapszintű használata megy
• Pontos és precíz munkavégzés
• Jó kommunikáció partnerekkel telefonon
• Határidők betartása stressz alatt
• Tanulni és fejlődni akar aktívan

Harmadik szempont a pontosság. Egy elrontott számlaszám, egy rossz dátum, egy kihagyott tétel mind problémát okoz később. Adj neki egy egyszerű feladatot az interjún. Például rendezzen számlákat vagy keressen ki bizonyos adatokat. Nézd meg, milyen pontos.

Negyedik dolog a hozzáállás. Érdeklődik-e, kérdez-e, vagy csak passzívan ül. Egy jó asszisztens proaktív, nem vár, amíg megmondják neki mindent. Látja, hogy mi a feladat és neki áll.

Ötödik szempont, hogy van-e tapasztalata. Lehet valakinek papírja, de sosem dolgozott könyvelési területen. Ilyenkor hosszabb a betanítás. Jobb, ha már dolgozott legalább pár hónapot valahol, akkor ismeri a munkafolyamatokat.

Hatodik dolog az elérhetőség. Részmunkaidős vagy teljes munkaidős. Ha részmunkaidős, mikor van itt. Fontos, hogy akkor legyen elérhető, amikor szükség van rá, ne pont akkor hiányozzon, amikor a határidők sürgetnek.

Könyvelési asszisztens foglalkoztatási költségek részletesen

A fizetés attól függ, milyen végzettsége van, mennyi tapasztalata, milyen feladatokat lát el. Budapest belvárosában magasabbak az árak, mint vidéken, de nem drasztikusan.

Ezek Budapest környéki árak főállású munkaviszonyra járulékokkal együtt. A teljes költség tartalmazza a munkáltatói járulékokat is, ami kb 25 százalék plusz a bruttó bérhez képest. Megbízásos formánál nincs járulék, de nincs garancia sem.

Fontos megjegyezni, hogy ezek irányárak. A pontos összeg függ a cég méretétől, a feladatok bonyolultságától, az asszisztens képességeitől. De 230 ezer forint bruttó alatt ne várj tapasztalt könyvelési asszisztenst.

Amikor egy kisvállalkozás jól döntött asszisztens mellett

Egy budapesti kis építőipari cégnél tavaly 12 ember dolgozott. A cégvezető maga intézte a számlák rendezését, a könyvelőnek történő átadást. De egyre több ideje ment el ezzel és egyre kevesebb a tényleges munkára.

Felismerték, hogy kell valaki, aki átveszi ezt a terhet. De teljes munkaidős könyvelőt nem engedhettek meg maguknak. Felvettek egy könyvelési asszisztenst részmunkaidőben, napi négy órában. Fiatal lány volt, frissen végzett könyvelési asszisztensi szakon.

Az első hetekben sokat kellett neki megmutatni. Hogyan kell rendezni a számlákat, mit kell ellenőrizni rajtuk, hogyan kell átadni a könyvelőnek. De gyorsan tanult. Két hónap után már rutinosan csinálta.

A cégvezető felszabadult. Nem kellett naponta fél órát számlákat rendezgetni, könyvelővel egyeztetni. Az asszisztens ezt mind átvette. Ő pedig a munkára tudott koncentrálni, új projekteket keresni, csapatot vezetni.

Egy év után annyira bevált, hogy felvették teljes munkaidőre. Ma már nemcsak a könyvelést segíti, hanem a beszerzésben is közreműködik, partnerekkel egyeztet, ajánlatokat kér be. A cég azt mondja, ez volt az egyik legjobb döntés, amit hoztak. Olcsóbb volt, mint egy teljes munkaidős könyvelő, de óriási segítséget jelentett.

Mit kell megtanítani egy könyvelési asszisztensnek az elején

Első dolog a céged specifikus rendszere. Milyen szoftvert használtok, hogyan kell belépni, hol vannak a dokumentumok. Még ha ismeri is az általános könyvelést, a te rendszeredet meg kell tanulnia. Mutasd meg részletesen, ne feltételezd, hogy rájön.

Második dolog a bizonylatok kezelése. Mi számít érvényes bizonylatnak, mit kell ellenőrizni rajta, hogyan kell rendezni időrendben vagy partnerenként. Ez alapvető, de sok kezdő nem tudja pontosan. Lépésről lépésre menj végig vele.

Harmadik a határidők ismerete. Mikor kell leadni a dokumentumokat a könyvelőnek, mikor van zárás, mikor várható bevallás. Készíts neki egy ütemtervet, amit követ. Idővel megjegyzi, de az elején segítség kell.

Negyedik a kommunikáció. Hogyan beszéljen a partnerekkel, mit mondjon, ha hiányzik valami. Hogyan írjon emailt a könyvelőnek, mit tartalmazzon. Ez nem magától értetődő, meg kell tanítani.

Ötödik dolog a prioritások. Mi a sürgős, mi az fontos, mi várhat. Egy kezdő nem látja át, hogy most mivel foglalkozzon először. Segítsd, hogy megtanulja a sorrendet, mit kell azonnal megcsinálni és mit lehet későbbre hagyni.

Hatodik a hibajavítás. Ha hibázik, ne csak szidj, hanem mutasd meg, mi volt a hiba és hogyan kell jól csinálni. Egy asszisztens tanul a hibáiból, ha megmagyarázod. Ha csak lehordod, akkor megijedés lesz belőle, nem tanulás.

Hol találj megbízható könyvelési asszisztenst most

A Qjob.hu oldalán találsz könyvelési asszisztenseket, akik munkát keresnek. Nézd meg a profiljukat, milyen végzettségük van, volt-e gyakorlatuk. Olvass értékeléseket, ha vannak. Írj legalább három embernek.

Egyetemek és szakképző iskolák is jó forrás. Sok intézmény képez könyvelési asszisztenseket. Van, ahol állásbörze is van, ahol találkozhatsz a végzősökkel vagy végzős diákokkal. Budapest több iskolája is kínál ilyen képzést.

LinkedIn szintén hasznos. Sok fiatal frissen végzett ott keres állást, frissíti a profilját. Ha feladod az állást oda, gyorsan jönnek a jelentkezések. De készülj fel, sok lesz köztük alkalmatlan is, szűrni kell.

Kérhetsz ajánlást más vállalkozóktól is. Ha ismer valakit, akinek jó az asszisztense, kérdezd meg, elégedett-e. Személyes ajánlás gyakran jobban működik, mint álláshirdetés, mert már van valaki, aki kipróbálta az embert.

Amikor találsz jelöltet, ne csak beszéljetek. Adj neki egy egyszerű feladatot. Például rendezzen számlakat dátum szerint vagy keressen ki bizonyos adatokat egy táblázatból. Aki tényleg ért hozzá, megcsinálja pár perc alatt. Aki nem, az elakad.

Ne feledd, egy könyvelési asszisztens nem könyvelő. Segít, de nem helyettesít. Ha tiszta a szerepe és jól van betanítva, akkor viszont óriási teher esik le rólad. Rendet tesz a dokumentumokban, időt szabadít fel neked és a könyvelő is hatékonyabban tud dolgozni. Ez mindenkinek jó.