Kontrollerasszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a kontrolling csapat túlterhelt

A középvállalatoknál jön az a pont, amikor a controller már nem bírja egyedül. Rengeteg adat van, sok jelentés, folyamatos elemzések. Ha minden a controllerhez fut be, akkor lemarad. Nem lesz ideje stratégiai munkára, mert a napi rutinban el fog fulladni. Ilyenkor kell egy asszisztens, aki leveszi róla a teher egy részét.

Láttam már olyan céget, ahol a controller 70 órát dolgozott hetente. Készítette a havi jelentéseket, elemezte a számokat, tervezte a költségvetést. Minden egyszerre. Aztán hibázott, mert fáradt volt. Egy fontos eltérés nem került bele a jelentésbe, a vezetés nem vette észre időben. 3 millió forintos veszteség lett belőle.

Másik helyzet, amikor gyorsan nő a cég. Tavaly 30 fő volt, idén már 60. A controlling munka is megduplázódott. Több költséghely, több projekt, több riport. Egy ember ezt nem tudja kezelni. Kell mellé valaki, aki besegít az adatgyűjtésbe, előkészíti a táblázatokat, ellenőrzi a számokat.

Mit csinál egy kontrollerasszisztens valójában

Nem csak adatokat másol Excel táblákba. Ez sokkal összetettebb munka. Első feladat az adatok összegyűjtése. Különböző rendszerekből kell exportálni számokat. ERP, könyvelési program, CRM. Ezeket össze kell fésülni, ellenőrizni kell, hogy minden stimmel-e. Ha hiba van, javítani kell.

Második lépés a riportok előkészítése. A controller megmondja, milyen adatokat kér. Az asszisztens összeállítja a táblázatot, kiszámolja az eltéréseket, formázza a dokumentumot. A controller meg már csak átnézi, elemzi és bemutatja a vezetésnek. Ez rengeteg időt spórol.

• Adatok gyűjtése rendszerekből
• Táblázatok előkészítése havonta
• Eltérések azonosítása
• Költséghelyek elemzése

Harmadik terület a költségvetés támogatása. Minden évben készül a következő évi terv. Ehhez rengeteg adat kell. Múltbeli teljesítmény, piaci trendek, termelési kapacitás. Az asszisztens összegyűjti ezeket, táblázatokba rendezi. A controller meg már csak becsüli a jövőt és finomít.

Negyedszer az ad hoc elemzések. A vezetés kérdez valamit, gyorsan kell válasz. Mennyi volt a marketing költség tavaly júniusban, melyik termék hozta a legtöbb árbevételt, hogyan változott a készlet. Az asszisztens ezeket gyorsan összedobja. Nem kell hozzá mély elemzés, csak a nyers adatok rendesen összeállítva.

És van még egy fontos dolog. A kontrollerasszisztens kapcsolatot tart a többi osztállyal. Kér tőlük adatokat, egyeztet velük, tisztáz kérdéseket. A controller nem tud mindenkivel folyamatosan egyeztetni. Az asszisztens ezt átveszi tőle, így ő a stratégiai feladatokra tud koncentrálni.

Gyakori hibák kontrollerasszisztens felvételénél

Sok cég azt gondolja, hogy elég egy könyvelő vagy egy junior közgazdász. De ez nem igaz. A controlling munka más, mint a könyvelés. Más gondolkodás kell hozzá. A könyvelő a múltat rögzíti, a controlling az előretekintésről szól. Ha valakit ültetsz oda, aki nem érti ezt a különbséget, nem fog működni.

Másik hiba, hogy nem adnak elég időt a betanulásra. Az asszisztensnek meg kell ismernie a cég folyamatait, a termékeket, a rendszereket. Ez nem megy egy hét alatt. Kell legalább 4-6 hét, amíg hatékonyan tud dolgozni. Láttam már olyan helyet, ahol két hét után elvárták, hogy tökéletesen menjen minden. Nyilván nem ment, az asszisztens stresszelt, hibázott.

Harmadik probléma az Excel tudás alábecsülése. Sokan azt mondják, hogy ja, Excel, azt mindenki tudja. De nem mindenki tud pivot táblát, VLOOKUP-ot, összetett képleteket. Ha ezeket nem tudja, akkor folyamatosan segítséget fog kérni. És lassú lesz. Volt olyan asszisztens, aki három órát töltött egy feladaton, amit egy haladó felhasználó 20 perc alatt megcsinált volna.

Negyedszer a kommunikációs készség hiánya. Az asszisztens sok emberrel kommunikál. Kér adatokat, tisztáz dolgokat, magyaráz. Ha nem tud rendesen megfogalmazni, állandóan félreértések lesznek. Az osztályok nem adják át időben az adatokat, mert nem értik, mit kér. Aztán csúszik minden, jönnek a határidők.

Mire figyelj asszisztens választásakor

Első szempont az Excel tudás. Ez nem opcionális, hanem kötelező. Kérj egy feladatot, amit meg kell oldania. Adatok összefésülése, pivot tábla, feltételes összegzés. Nézd meg, hogyan csinálja. Ha nem tudja vagy nagyon lassan megy, az rossz jel.

Második pont az analitikus gondolkodás. Tud-e számokban gondolkodni, látja-e a mintázatokat, azonosítja-e a problémákat. Ez nem mindig látszik az önéletrajzból. Kérdezz meg egy egyszerű esetet. Ha van két termék, az egyik jövedelmezősége csökken, a másiké nő, mit néznél meg először. Ha logikusan gondolkodik, jó jel.

Harmadik dolog a pontosság. A controllingban nincs helye hibának. Egy rossz szám egy riportban és máris téves döntés születik. Kérdezd meg, hogyan ellenőrzi a munkáját, milyen módszereket használ a hibák elkerülésére. Ha nem tudja megmondani, az gond.

Negyedszer a stressztűrés. Hónap vége mindig feszített. Sok riport, szoros határidők. Nem mindenki bírja ezt. Kérdezz rá korábbi tapasztalatokra. Dolgozott-e olyan helyen, ahol nyomás alatt kellett teljesíteni. Ha igen, hogyan kezelte. Budapest környékén dolgozó kontrollerasszisztensek többsége már van tapasztalata ebben, mert a nagyobb cégeknél ez alap.

Kontrollerasszisztens szolgáltatások árazása

Az árak széles skálán mozognak. Attól függ, milyen tapasztalata van az asszisztensnek, mennyit dolgozik, milyen feladatokat vállal. Van, aki csak részmunkaidőben segít, van, aki teljes állásban van. Mindkettő működhet, a te igényeidtől függ.

Személyes vélemény szerint 3 000 forint alatti óradíjnál óvatosan. Vagy nincs tapasztalata, vagy nem lesz elég alapos. A controlling munkában a pontosság számít. Egy hibás riport többet árt, mint amennyit spóroltál az olcsóbb asszisztenssel. Inkább fizess kicsit többet, de legyen megbízható.

Gyakorlati tanácsok a munkához

Elsőként fektesd le világosan a feladatokat. Mit vársz el, milyen riportokat kell készíteni, milyen gyakorisággal. Ne feltételezd, hogy tudni fogja. Írd le pontosan, mutasd meg mintát. Így nem lesz félreértés, mindketten tudjátok, mit kell csinálni.

Másodszor adj hozzáférést a szükséges rendszerekhez. Nincs annál frusztálóbb, mint amikor az asszisztens nem tud dolgozni, mert nincs joga az adatokhoz. Előre állítsd be a jogosultságokat, hogy az első naptól kezdve tudjon haladni. Ez gyakori hiba, ami egy-két hetet is elvesztegethet.

Harmadszor tarts rendszeres egyeztetést. Heti egy alkalom elég, 30 perc. Átbeszélitek, mi van folyamatban, hol vannak problémák, mit kell másképp csinálni. Ez megspórol sok emailt és telefonhívást. A kontrollerasszisztens tudni fogja, merre haladjon, te meg látod, hogy áll a munka.

Negyedszer légy türelmes a betanulási időben. Az első hónapban több lesz a kérdés, több az egyeztetés. Ez normális. Nem fogja az első héten tökéletesen csinálni. De ha jól betanítod, utána évekig hatékonyan fog dolgozni. Volt olyan cég, ahol türelmetlenek voltak, két hónap után elküldték az asszisztenst. Aztán újat kellett keresni, megint betanítani. Felesleges időpocsékolás volt.

Amikor jól működik a controllerasszisztens

Van egy ismerős cégnél egy asszisztens, aki három éve dolgozik ott. Az elején lassan ment minden, sokat kellett magyarázni. De mára rutinná vált. A havi riportokat négy nap alatt összeállítja, a controller csak átnézi és elemzi. Korábban ez nyolc napig tartott. Ez durván 50 százalékos hatékonyságnövekedés.

Másik példa egy gyártó cég. Ott az asszisztens azonosított egy költséghelyet, ahol folyamatosan túllépték a keretet. Senki nem vette észre, mert a controller nem jutott el idáig a részletekig. Az asszisztens szólt, utánanéztek, kiderült, hogy feleslegesen rendeltek alapanyagot. Évente 1,8 millió forintot spóroltak meg ezzel.

Harmadik eset egy szolgáltató vállalatnál. Ott a kontrollerasszisztens automatizálta az adatgyűjtést. Makrókat írt, amik kiszedik az adatokat a rendszerekből. Korábban ezt manuálisan csinálta, két napig tartott. Most 20 perc. A felszabaduló időben más feladatokat tud csinálni, értéket termelő munkát.

És van még egy fontos dolog. Egy jó asszisztens növekszik. Amit ma nem tud, azt megtanulja. Egy év múlva már bonyolultabb elemzéseket is el tud végezni. Három év múlva akár junior controllerré válhat. Ez jó a cégnek, mert van egy tapasztalt ember, aki ismeri a folyamatokat. Budapest területén több ilyen karrierutat láttam, ahol asszisztensből lett controller. A Qjob.hu oldalon találsz különböző tapasztalatú szakembereket, nézd meg az önéletrajzokat, beszélgess velük. A legjobb befektetés, amit egy controlling osztály megtehet.