Kapcsolattartók Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a kommunikáció akadozik és kell egy kapcsolattartó

Projektek, rendezvények, családi események vagy akár hagyatéki ügyek intézése során rengeteg emberrel kell egyeztetni. Beszállítók, szolgáltatók, hatóságok, rokonok. Mindenki mást mond, más időpontban érhető el és más a prioritása. Ebből gyorsan káosz lesz. Egy megbízható kapcsolattartó rendszert visz a dolgokba és leveszi a vállunkról a koordináció terhét.

Nemrég hallottam egy történetet. Valaki esküvőt szervezett és úgy gondolta mindent maga intéz. Három hónap után idegösszeomlás szélén állt. A virágos nem hívta vissza, a cukrász határidőt kért, a zenekar kérdezett valamit és ő mindezt a munkája mellett próbálta kezelni. Végül felbérelt valakit aki csak azzal foglalkozott hogy mindenkit felhív, emlékeztet és összehangolja a résztvevőket. Azt mondta ez volt a legjobb döntése.

Milyen helyzetekben segít a kapcsolattartó

• Esküvő és rendezvényszervezés
• Felújítási projektek koordinálása
• Hagyatéki ügyek intézése
• Idős szülők ügyeinek kezelése

A lista nem teljes. Bármilyen szituációban ahol több féllel kell párhuzamosan kommunikálni, hasznos lehet egy ilyen szakember. Különösen igaz ez ha az ember dolgozik és nincs ideje napközben telefonálgatni. A hivatalok, bankok, szolgáltatók többsége csak munkaidőben érhető el. Ha mi is akkor dolgozunk, valakinek el kell intéznie ezeket a hívásokat.

A Qjob.hu oldalon független szakemberek vállalnak ilyen feladatokat. Nem cégek hanem egyéni vállalkozók akik rugalmasan alkalmazkodnak az igényekhez. Van aki csak adminisztratív koordinációt végez, más személyesen is eljár ügyekben. A profil leírásából kiderül ki mit vállal.

Kapcsolattartó szolgáltatások és feladatkörök

A munkakör nagyon változatos lehet. Alapvetően két nagy kategória létezik. Az egyik a tisztán kommunikációs feladat amikor a szakember telefonál, emailezik és információt gyűjt. A másik az aktív ügyintézés amikor személyesen is megjelenik valahol a megbízó nevében.

Fontos előre tisztázni hogy pontosan mire van szükségünk. Ha csak arra kell valaki hogy felhívja a mestereket és egyeztessen időpontot, az egyszerűbb feladat. Ha viszont el kell mennie a földhivatalba, át kell vennie dokumentumokat és döntéseket kell hoznia a nevünkben, az már komolyabb megbízás. A díjazás is ennek megfelelően alakul.

Személyes tapasztalatom szerint a legtöbb félreértés abból adódik hogy a felek nem beszélik meg előre a részleteket. A megbízó azt hiszi hogy a kapcsolattartó mindent elintéz. A kapcsolattartó pedig csak koordinál. Aztán mindenki csalódott. Ezt elkerülendő érdemes írásban rögzíteni a feladatokat.

Kapcsolattartó árai magánszemélyeknek

A díjszabás általában óradíjas vagy projektalapon működik. Egyszerűbb feladatoknál az óradíj a jellemző. Hosszabb projekteknél fix árat szoktak megállapítani. Az alábbi táblázat tájékoztató jellegű és az egyes szakemberek ettől eltérő árakat is alkalmazhatnak.

Az árak Budapesten és környékén általában magasabbak mint vidéken. Ez részben a megélhetési költségekkel függ össze, részben azzal hogy a fővárosban több és bonyolultabb az ügyintézés. Egy XIII. kerületi parkolási engedély megszerzése például más mint egy kisvárosban.

Hogyan válasszunk megbízható kapcsolattartót

Az első és legfontosabb szempont a kommunikációs készség. Ironikus lenne ha éppen azzal lenne gond akinél a kommunikáció a munka. Ha az első megkeresésre napokig nem válaszol vagy zavaros üzeneteket küld, az rossz jel. A gyors és érthető válasz alapelvárás.

• Gyors válaszidő ellenőrzése
• Referenciák bekérése
• Írásos megállapodás kérése
• Próbaidőszak megbeszélése
• Elérhetőségi idők tisztázása

Érdemes az oldalon található értékeléseket is átnézni. A korábbi megbízók véleménye sokat elárul. Különösen figyeljünk arra hogy a határidőket tartotta-e és mennyire volt proaktív. Egy jó kapcsolattartó nem várja hogy utasítsuk hanem előre gondolkodik és javaslatokat tesz.

Budapest nagy város és sok minden intézhető távolról is. De vannak helyzetek amikor fontos a személyes jelenlét. Ha olyan ügyben kell segítség ami a fővárosban zajlik, érdemes helyi szakembert választani. Ő ismeri a hivatalokat, tudja hol lehet gyorsabban intézni és milyen dokumentumokra van szükség.

Végül egy gyakorlati tanács. Kezdjük kisebb feladattal. Ne bízzuk rá rögtön az egész projektet. Adjunk egy konkrét megbízást és nézzük meg hogyan teljesít. Ha jól működik az együttműködés, fokozatosan bővíthetjük a feladatkört. Ez mindkét félnek biztonságosabb és kevesebb a kockázat ha mégsem válik be a kapcsolat.

A jó kapcsolattartó olyan mint egy megbízható asszisztens. Nem csak végrehajtja amit mondunk hanem önállóan gondolkodik. Látja a problémákat mielőtt azok eszkalálódnának és megoldást javasol. Ez a fajta proaktivitás ritka de megéri keresni. Aki ilyen szakembert talál, az hosszú távra megoldotta a koordinációs gondjait. És ami a legfontosabb, visszakapja az idejét amit eddig telefonálásra és emailezésre pazarolt.