HR-ügyintézők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Miért nem elég egy könyvelő a személyügyi feladatokhoz

Sok kisvállalkozás azt hiszi, hogy a könyvelő majd megoldja a személyügyi adminisztrációt is. Ez addig működik, amíg minden simán megy. De amikor valaki szülési szabadságra megy, egy munkavállaló balesetet szenved vagy munkaügyi ellenőrzés van, akkor derül ki, hogy kellene valaki, aki tényleg érti ezeket a folyamatokat.

Egy barátom cégénél a könyvelő vezette a személyügyet is. Minden rendben volt papíron, de amikor egy munkavállaló pereskedni kezdett a túlórák miatt, kiderült, hogy nincs rendesen dokumentálva semmi. A per 800 000 forintba került, holott egy HR-ügyintéző havi költsége ennél jóval kevesebb lett volna.

A HR-ügyintéző nem könyvelő és nem is HR-menedzser. Ő az, aki a napi operatív személyügyi feladatokat intézi. Szerződéseket készít, nyilvántartásokat vezet, dolgozói kérdésekre válaszol. Ez specifikus tudást igényel, amit nem lehet csak úgy mellékesen csinálni.

Tipikus hibák HR-ügyintéző választásakor

Az első és legnagyobb hiba, hogy csak az árat nézik. Találtam olyan hirdetést, ahol 120 000 forintért kerestek valakit havi teljes körű HR-adminisztrációra. Ez Budapest piaci áránál messze alul van. Aki ennyiért vállalja, az vagy tapasztalatlan, vagy már olyan túlterhelt, hogy nem tud rendesen dolgozni.

Másik probléma, hogy nem ellenőrzik a munkaügyi ismereteket. Sokan azt gondolják, ha valaki egyszer dolgozott HR-ben, akkor már ért hozzá. De a munkaügyi jog folyamatosan változik. Amit két éve még jól csináltak, az ma már lehet, hogy nem megfelelő.

Van, aki azt várja, hogy a HR-ügyintéző stratégiai döntéseket is hozzon. De ez nem az ő feladata. Ő végrehajtó, nem döntéshozó. Ha azt akarod, hogy valaki a toborzási stratégiát is megcsinálja, akkor HR-specialista vagy HR-menedzser kell, nem ügyintéző.

Gyakran előfordul az is, hogy túl lassan döntenek. Egy jó jelölt maximum egy hétig van a piacon. Ha három hetet gondolkodsz, addigra már máshol dolgozik. Láttam olyan céget, ahol azért nem találtak embert, mert minden döntés hónapokig tartott.

Mit csinál egy HR-ügyintéző a gyakorlatban

A napi munka nagy része adminisztráció, de nem mindegy, hogyan csinálja. Egy tapasztalt HR-ügyintéző nemcsak kitölti a papírokat, hanem tudja, hogy mire kell figyelni. Például amikor munkaszerződést készít, akkor ismeri a kötelező elemeket, tudja, milyen záradékok kellenek és mire kell ügyelni a próbaidő kapcsán.

• Munkaszerződések elkészítése
• Szabadságok nyilvántartása
• Jelenléti ívek vezetése
• Munkavállalói dokumentumok kezelése

A szabadság adminisztráció sem csak annyi, hogy beírja egy táblázatba. Tudni kell, hogy kinek mennyi jár, milyen szabályok vannak a kiadásra, mit kell tenni, ha valaki nem veszi ki időben. Ezek apróságnak tűnnek, de ha rosszul csinálja valaki, az komoly munkaügyi problémákhoz vezethet.

Amikor valaki beteg lesz, az is feladat. A táppénzes papírokat kezelni kell, nyilvántartani kell az időszakot, koordinálni kell a TB-vel. Egy tapasztatlan ember könnyen elronthatja, és akkor a munkavállaló nem kapja meg időben a táppénzét.

A Qjob.hu-n található HR-ügyintézők között van, aki csak alapszintű adminisztrációt vállal, és van, aki már bonyolultabb ügyeket is kezel. Fontos tisztázni, hogy pontosan mire van szükséged, mert nem mindegy, kit keresel.

HR-ügyintéző szolgáltatások és díjak

Az árak nagyban függenek a cég méretétől és a feladatok komplexitásától. Egy 15 fős kisvállalkozásnál elég lehet egy részmunkaidős HR-ügyintéző, míg 50 fő felett már teljes állás indokolt. Tapasztalatom szerint 180 000 forint alatt nehéz olyan szakembert találni, aki megbízhatóan dolgozik és ismeri a munkaügyi jogot.

Budapest környékén általában magasabbak a díjak, mint vidéken. De ez nem jelenti azt, hogy ne lehetne távolról is dolgozni. Ha minden digitalizálva van, akkor egy vidéki HR-ügyintéző is hatékonyan tud segíteni.

Mire figyelj választáskor

Legelőször kérdezd meg, hogy milyen rendszereket ismer. Ma már a legtöbb cég valamilyen HR szoftvert használ. Ha valaki még mindig csak Excelben dolgozik, az elmaradott. A modern rendszerek megkönnyítik a munkát és csökkentik a hibalehetőséget.

Fontos a munkaügyi jog ismerete. Ne csak kérdezd meg, hogy ismeri-e, hanem tesztelj konkrét esetekkel. Például mondd el, hogy valaki azonnal fel akar mondani. Mit kell tenni? Ha nem tudja a válaszokat, az rossz jel.

A referenciák ellenőrzése kritikus. Hívd fel a korábbi munkaadókat. Kérdezd meg, hogy pontosan dolgozott-e, betartotta-e a határidőket, nem követett-e el hibákat. Ha haboznak a válasszal, az gyanús.

• HR szoftverek ismerete és használata
• Munkaügyi jog naprakész tudása
• Korábbi munkahelyek referenciái
• Kommunikációs készség és gyorsaság
• Pontosság és megbízhatóság tesztelése
• Rendelkezésre állás és elérhetőség
• Diszkréció és adatkezelési felelősség

A kommunikáció is számít. Egy HR-ügyintéző gyakran beszél a munkavállalókkal. Ha nem tud érthetően fogalmazni vagy lekezelően viselkedik, az problémákat okoz. Figyeld meg az első beszélgetéskor, hogy hogyan kommunikál.

Volt olyan eset, amikor egy cég felvett egy tapasztalt HR-ügyintézőt, de kiderült, hogy sosem válaszol azonnal. Napokat váratott minden kérdéssel. Ez elfogadhatatlan, mert a személyügyi kérdések gyakran sürgősek. Ha valakinek igazolás kell vagy probléma van, akkor gyors reagálás szükséges.

Mikor tényleg kell HR-ügyintéző

Ha a cégnél 10-15 fő felett vagy, akkor már érdemes gondolkodni rajta. Ennél a méretnél már nem lehet fejből tudni minden szabadságot, túlórát és szerződéses részletet. Valakinek rendszeresen kell ezt kezelnie.

Amikor gyakran jönnek munkavállalói kérdések és senki nem tudja megválaszolni őket, az is egyértelmű jel. Az emberek joggos elvárása, hogy a személyügyi dolgaikkal foglalkozzanak. Ha ezt nem tudod biztosítani, az elégedetlenséghez vezet.

Munkaügyi audit vagy ellenőrzés esetén is látszik a különbség. Ha rendezett az adminisztráció, akkor nincs mit félni. De ha papírok hiányoznak vagy rosszul vannak vezetve, az komoly bírságokhoz vezethet. Egy HR-ügyintéző ezt megelőzheti.

Személyes tapasztalat, hogy sok cég akkor kezd el HR-ügyintézőt keresni, amikor már valami elromlott. De sokkal olcsóbb előre gondolkodni. Ha időben van szakember, akkor sok problémát meg lehet előzni, ami később sokba kerülne.