Beszerzési asszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a beszerzés elszáll a fejedtől

Sok kisvállalkozás tulajdonosa maga csinálja a beszerzést. Megrendeli az anyagokat, összehasonlítja az árakat, tárgyal a szállítókkal. Eleinte működik. De ahogy nő a cég, egyre több időt vesz el. Fél napok mennek el arra, hogy telefonálgass, ajánlatokat kérj, számlákat ellenőrizz.

Van, amikor az ember már nem bírja. Elfelejtesz rendelni valamit, ami sürgős. Vagy olyan szállítót választasz, aki olcsóbb volt, de késik két héttel. Közben a munkád szenved, mert nem arra koncentrálsz, amiben tényleg jó vagy. Ilyenkor jön jól egy beszerzési asszisztens.

Ő az, aki leveszi rólad ezt a terhet. Te megmondod, mire van szükség, ő intézi. Ajánlatokat kér, összehasonlít, tárgyal, megrendel. Nyomon követi, hogy időben megérkezzen minden. Ellenőrzi a számlákat. Te csak aláírsz, ha kell. Sok időt és energiát spórol.

Tipikus hibák beszerzésnél asszisztens nélkül

Sokan azt hiszik, elég egyszer megtalálni egy jó szállítót, és kész. De a piac változik. Az árak változnak. Lehet, hogy egy éve jó volt az a szállító, de ma már van olcsóbb. Ha nem követed rendszeresen, túlfizetsz.

Másik hiba, hogy az emberek nem terveznek előre. Amikor elfogy valami, akkor rendelnek. De ha sürgős szállítás kell, az drágább. Vagy nincs raktáron, és várnod kell. Egy jó beszerzési asszisztens előre látja, mire lesz szükség, és időben rendel.

Ismerek egy esetet, amikor egy kisvállalkozó mindig ugyanattól a szállítótól vett. Kényelmes volt, nem kellett új ajánlatokat kérni. Aztán egyszer valaki megmutatta neki, hogy van másik cég, ahol ugyanaz a termék 20 százalékkal olcsóbb. Évekig túlfizetett, mert nem hasonlított össze.

Van olyan is, hogy valaki rosszul kommunikál a szállítóval. Nem egyértelmű a megrendelés, félreértés van. Aztán nem az érkezik, amit vártál. Visszaküldés, reklamáció, időpocsékolás. Egy tapasztalt asszisztens pontosan tudja, hogyan kell megrendelni, mit kell tisztázni, milyen dokumentumokat kérni.

Budapest területén gyakori, hogy a kisvállalkozások helyi szállítókkal dolgoznak. Ez jó lehet, de korlátozott a választék. Ha van valaki, aki országosan néz körül, gyakran talál jobb ajánlatot. Persze a helyi szállító gyorsabb lehet, de nem mindig ér annyit a különbség.

Mit csinál egy beszerzési asszisztens és mennyibe kerül

A feladatok széles skálán mozognak. Függ attól, mit bízol rá. Van, aki csak megrendel, van, aki az egész folyamatot kezeli. Ajánlatkérés, összehasonlítás, tárgyalás, megrendelés, nyomon követés, számlaellenőrzés.

Az árak is változóak. Sok múlik azon, hány órát dolgozik neked, milyen összetettek a feladatok, mennyire tapasztalt. Van, aki óradíjjal dolgozik, van, aki havi fix díjjal. Mindkettő működhet.

Tapasztalatom szerint havi 2-3 millió forint beszerzési volumen felett megéri asszisztenst foglalkoztatni. Alatta is lehet, de akkor inkább részmunkaidőben. A lényeg, hogy kiszámolod, mennyit spórol meg neked időben és pénzben. Ha hetente 10 órát töltesz beszerzéssel, az 40 óra havonta. Ennek van ára.

Fontos tudni, hogy egy jó asszisztens megtérül. Jobb árakat tárgyal ki, kevesebb hibázik, gyorsabb a folyamat. Volt olyan ügyfelem, aki havonta 200 000 forintot fizetett egy asszisztensnek, de átlagosan 400 000 forintot spórolt a jobb árakon. Ez már megérte.

Mire figyelj beszerzési asszisztens választásakor

A tapasztalat fontos, de nem minden. Inkább az, milyen területen szerzett tapasztalatot. Ha te építőanyagokat vásárolsz, akkor olyan asszisztenst keress, aki ebben jártas. Ismeri a szállítókat, tudja, mire kell figyelni. Egy irodai kellékekben tapasztalt asszisztens nem feltétlenül boldogul az építőanyagoknál.

Fontos a rendszerszerűség. Kérdezd meg, hogyan szervezi a munkáját. Milyen eszközöket használ. Van rendszere nyomon követni a rendeléseket, a határidőket, a számlákat. Ha csak papíron jegyzetel, az nem elég. Kell valami digitális megoldás, táblázat, program.

• Kérdezz tapasztalatról területeden
• Nézd a szervezettséget
• Tisztázd a kommunikációt
• Beszéljétek meg a díjat
• Kérj próbaidőt először

A kommunikáció megint kulcsfontosságú. Hogyan tartja veled a kapcsolatot. Naponta jelentkezik vagy hetente. Emailben, telefonon, személyesen. Neked mi a kényelmes. Ha te gyors válaszokat vársz, és ő csak hetente egyszer jelentkezik, az feszültséget okoz.

Ne feledd a referenciákat. Ha dolgozott már másnak hasonló területen, beszélj azzal az ügyféllel. Kérdezd meg, pontos volt-e, megbízható volt-e, jó árakat tárgyal ki. Egy beszerzési asszisztens hozzáfér az üzleti adataidhoz. Fontos, hogy megbízz benne. A Qjob.hu platformon több tapasztalt beszerzési asszisztens is elérhető, akik különböző iparágakban dolgoztak.

Gyakorlati tanácsok a közös munkához

Az első héten ülj le vele, magyarázd el az egész rendszert. Kitől szoktál rendelni, milyen termékeket, milyen gyakorisággal. Mutasd meg a korábbi megrendeléseket, számlákat. Minél több infót kap, annál gyorsabban belejön.

Adj hozzáférést a szükséges rendszerekhez. Email, táblázatok, esetleg egy beszerzési szoftver. De csak annyit, amennyi kell. Nem kell minden céges adathoz hozzáférnie, csak a beszerzéshez kapcsolódóakhoz.

Állítsatok fel egy rendszeres egyeztetést. Hetente egyszer, kéthetente, attól függ, mennyi a munka. Ezen átbeszélitek, mi történt, mi lesz, van-e probléma. Így mindig képben vagy, és gyorsan tudsz reagálni, ha valami nincs rendben.

Fontos, hogy bízz a döntéseiben egy bizonyos határig. Ha mindenben kérdezni kell, akkor nem spórolsz időt. Beszéljétek meg előre, meddig mehet el egyedül. Például 50 000 forint alatt dönthet, felette kérdez. Így van mozgástere, de a nagyobb dolgokban te is benne vagy.

És ami talán a legfontosabb, adj időt a betanulásra. Az első hónapban lehet, hogy nem látod a hasznot. Még tanul, még hibázik, még kérdez sokat. De ha jó az ember, pár hónap múlva már gördülékenyen megy. Ne várd el az első héten a csodát. Budapest környékén sok kisvállalkozás azért adja fel gyorsan, mert nem adnak időt az asszisztensnek belejönni. Aztán nem ér a megtérülésig.