Bérügyintézők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor már nem elég a bérszámfejtő szakember

A bérügyintéző és a bérszámfejtő hasonlóan hangzik, de nem ugyanaz. A bérszámfejtő kiszámítja a fizetéseket, készíti a bevallásokat. A bérügyintéző pedig kezeli az egész HR adminisztrációt, ami a bérekkel kapcsolatos. Munkaidő nyilvántartás, szabadságok, táppénzek, cafeteria, minden.

Kisebb cégeknél elég, ha van egy bérszámfejtő. Átadod neki a jelenléti íveket, ő kiszámolja a béreket. De amikor 30-40 főre nő a létszám, már rengeteg adminisztráció van. Ki mikor volt szabadságon, ki mennyi túlórát dolgozott, ki kapott cafeteriát, ki volt betegállományban. Ezt valakinek követnie kell.

A bérügyintéző nem helyettesíti a bérszámfejtőt. Együtt dolgoznak. Az ügyintéző összegyűjti az adatokat, rendezi a dokumentumokat, vezeti a nyilvántartásokat. A bérszámfejtő ezekből kiszámítja a fizetéseket. Ez a munkamegosztás hatékony.

Budapest nagyobb vállalkozásainál ez már standard. Van egy vagy több bérügyintéző, aki napi szinten kezeli a HR adminisztrációt. Van egy bérszámfejtő, aki havonta elkészíti a számfejtést. Így nem egy ember nyakába hull minden és kevesebb a hiba is.

Mit csinál pontosan egy bérügyintéző minden nap

A munkaidő nyilvántartás vezetése az egyik fő feladat. Rögzíti, ki mikor dolgozott, ki mennyi túlórát tett, ki volt szabadságon vagy betegállományban. Ez ma már általában elektronikus rendszerben megy, de valakinek ellenőrizni kell, hogy minden stimmel.

Kezeli a szabadságokat. Ki kérte, mikor, mennyi jár még neki. Nyilvántartja a fel nem vett szabadságokat is. Ez fontos, mert ha valaki kilép és van fel nem vett szabadsága, azt ki kell fizetni.

• Munkaidő nyilvántartás napi vezetése
• Szabadságok adminisztrációja rendszerben
• Táppénzek és betegszabadságok rögzítése
• Cafeteria kezelés és nyilvántartás
• Túlórák és pótlékok követése
• Adatok átadása bérszámfejtőnek

Cafeteria adminisztráció is hozzá tartozik. Ki mit választott, mennyi a kerete, mit használt fel. Ez bonyolult tud lenni, mert rengeteg szabály van, mi számít be és mi nem. Ha rosszul kezelik, adókötelezettség keletkezik.

Fontos, hogy jól kommunikál a munkavállalókkal. Ők hozzá fordulnak kérdésekkel. Miért kevesebb a fizetésem, hogyan kérjek szabadságot, mi van a cafeteriámmal. Egy bérügyintézőnek türelmesnek és segítőkésznek kell lennie.

Egy cég esete, ahol túl sokáig húzták bérügyintéző nélkül

Egy közepes szolgáltató cégnél 45 ember dolgozott. Nem volt külön bérügyintéző, a HR-es csinálta mellékesen a bérekkel kapcsolatos adminisztrációt. Ő főleg toborzással és szerződésekkel foglalkozott, a bérek csak plusz teher voltak neki.

Elég régóta működött ez a rendszer. Voltak kisebb hibák, de semmi komoly. Aztán egy NAV ellenőrzés jött. Kérték a munkaidő nyilvántartásokat az elmúlt két évről. A HR-es előkereste, de rengeteg hiány volt. Néhány hónapból egyáltalán nem volt dokumentum, másokból hiányos volt.

A NAV megbírságolta a céget. Nem hatalmas összeg volt, de kellemetlen. Plusz kellett utólag rekonstruálni a hiányzó hónapokat, ami rengeteg munkát jelentett. Visszakérdeztek az emberektől, nézték a régi emaileket, bármi nyomot, ami segített.

Ezen felbuzdulva a cég felvett egy bérügyintézőt. Fél állásban kezdte, napi négy órában. Rendbe rakta a nyilvántartásokat, bevezette a pontos adminisztrációt. Ma már minden dokumentum megvan, rendben van. Ha jön ellenőrzés, két perc előkeresni bármit. A HR-es meg tud végre a tényleges HR feladatokra koncentrálni.

Mire figyelj bérügyintéző választásakor

Első dolog, hogy ismerje a munkaügyi szabályokat. Nem kell jogásznak lennie, de tudnia kell, mi a törvényi kötelezettség munkaidő nyilvántartásban, szabadságokban, táppénzben. Ha ezekről fogalma sincs, az rossz jel.

Fontos a precízség. A bérügyek adminisztrációja nem tűr pontatlanságot. Ha elír egy napot a jelenléti íven, az a fizetésben hibát okoz. Ha rosszul rögzíti a szabadságot, az később konfliktust eredményez. Ez olyan munka, ahol a körülbelül nem jó elég.

Nézd meg, milyen rendszereket ismer. Ma már szinte minden elektronikus. Vannak munkaidő nyilvántartó rendszerek, HR szoftverek, bérszámfejtő programok. Ha valaki csak papíron dolgozott eddig, annak nehéz lesz átállni.

Fontos a kommunikációs képesség. Rengeteg emberrel van kapcsolatban. Munkavállalók kérdeznek, a bérszámfejtő kér adatokat, a vezető riportokat vár. Ha nem tud érthetően, kulturáltan kommunikálni, az problémát okoz.

Kérdezd meg, volt-e korábban hasonló méretű cégnél. Más 15 embert kezelni, mint 80-at. Más egy egyszerű fix béres munkakörökkel rendelkező cég, mint egy bonyolult műszakrendszerrel és változó bérekkel dolgozó vállalkozás. A tapasztalat számít.

Bérügyintéző keresés árai létszám függvényében

A költség attól függ, hány embert kell kezelni, milyen bonyolult a bérstruktúra, főállásban vagy részmunkaidőben dolgozik. Budapest környékén általában magasabbak a bérek, de nem drasztikusan.

Ezek a főállású munkaviszonyra vonatkoznak járulékokkal együtt. Megbízásos formánál nincs járulék, de nincs garancia sem. Látszik, hogy kisebb létszámnál részmunkaidő is elegendő lehet, nagyobbnál már teljes állás kell.

Tapasztalatom szerint 250 ezer forint bruttó alatt ne keress tapasztalt bérügyintézőt. Találsz olcsóbbat is, de általában kezdő vagy nincs elég gyakorlata. Ez olyan munka, ahol a hibák pénzbe kerülnek, ne spórolj túl sokat rajta.

Tipikus problémák, amik előjönnek

Első probléma a pontatlan munkaidő nyilvántartás. Sokan nem veszik komolyan, aztán jön egy munkaügyi ellenőrzés vagy egy munkavállaló per és kiderül, hogy hiányosak a dokumentumok. Egy bérügyintéző feladata, hogy ez ne fordulhasson elő.

Második probléma a szabadságok rossz kezelése. Valaki kilép és akkor derül ki, hogy 15 nap szabadsága van még. Ezt ki kell fizetni, ami nem volt betervezve. Vagy fordítva, azt hiszik van még szabadsága, de már felhasználta. Konfliktus, vita, rossz hangulat.

Harmadik probléma a cafeteria hibás adminisztrációja. Sokan nem értik a szabályokat, rosszul rögzítik. Aztán derül ki, hogy adókötelezettség keletkezett és a munkavállalónak utólag kell fizetni. Ez nem népszerű.

Negyedik probléma a kommunikáció hiánya. A bérügyintéző nem beszél a bérszámfejtővel rendszeresen, hiányzik az információ. Vagy a munkavállalók nem tudják, kihez forduljanak kérdésekkel. Káosz lesz, mindenki ideges.

Ötödik probléma, hogy nincs helyettesítés. Ha a bérügyintéző beteg vagy szabadságon van, senki nem tudja, hol vannak a dokumentumok, hogyan kell kezelni a rendszert. Mindig legyen valaki, aki ismeri a folyamatokat és át tudja venni szükség esetén.

Hol találj megbízható bérügyintézőt most

A Qjob.hu oldalán találsz bérügyintézőket, akik munkát keresnek. Nézd meg a profiljukat, milyen tapasztalatuk van, milyen méretű cégeknél dolgoztak. Olvass értékeléseket, ha vannak.

LinkedIn is jó hely keresni. Sok bérügyintéző aktívan használja, frissíti az adatait. Ha feladod az állást oda, gyorsan jönnek a jelentkezések. De készülj fel, sok lesz köztük alkalmatlan is.

Kérhetsz ajánlást más vállalkozóktól. Ha ismer valakit, akinek jó a bérügyintézője, kérdezd meg tőle. Személyes ajánlás gyakran jobban működik, mint álláshirdetés.

Amikor találsz jelölteket, ne csak beszélgess velük. Adj egy feladatot is. Például egy jelenléti ívet, amiből ki kell számolni, mennyit dolgozott valaki vagy egy szabadság nyilvántartást, amit rendbe kell rakni. Aki ért hozzá, megcsinálja.

Ne feledd, a bérügyintéző nem csoda. Segít az adminisztrációban, de nem helyettesít HR-est vagy bérszámfejtőt. Ha tiszta a szerepe és jól működik a csapat, akkor viszont óriási teher esik le a céged válláról. Rendet tesz a bérekkel kapcsolatos adminisztrációban és Te nyugodtan alhatersz.