Bér- és tb-ügyintézők Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor egy rossz bérszámítás majdnem tönkretette a céget

Volt egy ismerős kisvállalkozó, aki 12 emberrel dolgozott. Gondolta, hogy a béreket egyedül is ki tudja számolni. Excel, pár képlet, megvan. Fél év múlva jött a NAV vizsgálat. Kiderült, hogy a TB-járulékot rosszul számolta, a bevallásokban hibák voltak, és két dolgozó felvételét késve jelentette be. A bírság 950 ezer forint lett. Plusz vissza kellett fizetni a különbözetet is.

Ez nem egyedi eset. Rengeteg cég próbálja spórolni a bér- és tb-ügyintéző költségén. Aztán amikor jön a büntetés, akkor derül ki, hogy mennyivel többe kerül. A TB-ügyek nem vicccek. Egy rossz adat, egy elírt kód és máris probléma van. A bérügyintéző ezt tudja, rutinból csinálja, nem hibázik.

A másik gond, hogy az emberek nem értik, mennyire összetett ez a terület. Nem csak arról van szó, hogy kiszámolod a nettó bért. Van SZJA, TB-járulék, szakképzési hozzájárulás, cafeteria, juttatások. Mind másképp adózik. És évente változnak a szabályok. Ha nem követed, lemaradasz.

Mit csinál egy bér- és tb-ügyintéző valójában

Sok ember azt hiszi, hogy csak számokat gépel be. De ez sokkal több. Először is kiszámolja minden dolgozóra a bruttó bért. Ez tartalmazza az alapbért, túlórát, pótlékokat, cafeteriát. Aztán jönnek a levonások. SZJA, nyugdíjjárulék, egészségbiztosítási járulék. Ha van önkéntes pénztári befizetés, azt is le kell vonni.

Második lépés a bevallások elkészítése. Minden hónapban megy egy részletes jelentés a NAV-hoz. Ez tartalmazza az összes dolgozó adatait, a levont adókat, a járulékokat. Ha egy szám nem stimmel, vissza lehet dobni. Az ügyintéző ezt ellenőrzi beküldés előtt, nehogy probléma legyen.

• Havi bérszámfejtés pontosan
• TB-bevallások készítése
• Járulékok elszámolása
• Dolgozók felvétele bejelentése
• Munkaviszony megszüntetés adminisztrációja
• Szabadságok és táppénz nyilvántartása
• GYED GYES ügyintézése

Harmadik terület az adminisztráció. Minden dolgozóról nyilvántartást vezet. Mikor lépett be, milyen beosztása van, mennyi a fizetése, mennyi szabadsága maradt. Ha valaki gyesre megy vagy felmondanak neki, azt is rögzíteni kell. És be kell jelenteni 8 napon belül, különben büntetés jár.

Negyedszer az ügyintéző tanácsot is ad. Ha új embert veszel fel, megmondja, milyen papírok kellenek, mit kell bejelenteni. Ha valaki beteg lett, elmagyarázza a táppénz elszámolását. Ha változnak a szabályok, értesít. Ez mind hozzátartozik a munkához, nem külön kell fizetni érte.

Bér- és tb-ügyintézés árai Budapest környékén

Az árazás függ a létszámtól és a bonyolultságtól. Egy 3 fős cég kevesebb munka, mint egy 30 fős. És ha van cafeteria rendszer, juttatások, az is plusz idő. Nem lehet mindenkinek ugyanazt az árat mondani. De van egy átlagos tartomány, amiben mozognak az ajánlatok.

Az én tapasztalatom szerint 25 000 forint alatt ne várj jó munkát 5 fő felett. A bérügy felelősségteljes terület, egy hiba sokba kerül. Aki túl olcsón vállalja, valószínűleg túl sok ügyfele van és nem tud mindenkire figyelni. Később drágábban jön ki, ha javítani kell a hibákat.

Tipikus bakik amiket láttam

Legtöbb cég azt gondolja, hogy a könyvelő meg tudja csinálni a bérügyeket is. Ez ritka esetben működik, de általában nem. A könyvelés más terület, mint a bérügyek. Van, hogy a könyvelő elvállalja, de nincs kellő gyakorlata. Aztán jönnek a hibák. Késő bevallás, rosszul számolt járulék, elmaradt bejelentés.

Másik probléma, hogy a cégek későn adják át az adatokat. A bér- és tb-ügyintéző kéri a jelenléti ívet, de csak a hónap 23-án kapja meg. Akkor hogyan készítse el a bevallást 12-re. Lehetetlen. Aztán csúszik minden, jön a késedelmi pótlék. Volt olyan vállalkozás, ahol három hónapig ezt csinálták. Összesen 180 ezer forint büntetést fizettek.

Harmadik hiba az, hogy nem vezetik pontosan a jelenléti ívet. Ki mikor dolgozott, mennyi túlórája van, mikor volt szabadságon. Ha nincs pontos nyilvántartás, nem lehet jól számolni. Láttam már olyat, hogy egy dolgozó vitatott túlórát, de nem volt meg az igazolás. Bíróságra került az ügy, a cég veszített. 400 ezer forintba került a végén.

Negyedszer az emberek nem mondanak el mindent. Van egy dolgozónak másodállása is, de ezt elhallgatják. Aztán a NAV keresztellenőrzésnél kiderül. Jön a büntetés, mert a TB-alapot rosszul számolták. Mindent el kell mondani az ügyintézőnek, különben nem tud helyesen dolgozni.

Mire figyelj bér- és tb-ügyintéző választásakor

Első szempont a tapasztalat. Kérdezd meg, hány éve csinálja, mekkora cégekkel dolgozott. Van különbség egy 5 fős és egy 40 fős cég között. Ha eddig csak kisebb helyekkel foglalkozott, lehet, hogy nálad nem bírja a tempót. Legalább 3-5 év tapasztalat kellene.

Második pont a naprakészség. A törvények minden évben változnak. Van, aki régi tudással dolgozik és nem követi az újításokat. Kérdezd meg, jár-e továbbképzésekre, hogyan tart lépést a változásokkal. Ha hebeg, az rossz jel.

Harmadik dolog a technológia. Milyen programot használ. Van, aki még mindig Excelben számol. Ez nem elég. Jó bérügyi szoftver kell, ami a NAV-val is össze van kötve. Így gyorsabb és pontosabb minden. Budapest területén dolgozó szakemberek többsége már modern rendszereket használ.

Negyedszer a kommunikáció. Gyorsan válaszol-e, érthetően beszél-e. Mert lesznek kérdéseid, főleg az elején. Ha hetekig nem válaszol vagy nem tudja elmagyarázni a dolgokat, azzal nem fogsz tudni dolgozni. Próbálj ki egy gyors emailt vagy hívást, nézd meg, milyen a reakcióidő.

Bér- és tb-ügyintéző keresése a Qjob.hu-n

Az oldalon több szakembert is találsz, akik bérügyekkel foglalkoznak. Van, aki csak ezzel dolgozik, van, aki könyvelést is vállal mellé. Nézd meg az értékeléseket. Mit írnak az emberek, mennyire voltak elégedettek. Ha látod, hogy többen panaszkodnak késésre vagy hibákra, az rossz jel.

Budapest környékén könnyebb személyesen találkozni az ügyintézővel. Az első megbeszélésen át tudod adni a cég adatait, megbeszélitek a részleteket. De távolról is működik rendesen. Ma már minden online. Email, felhős rendszerek, videóhívások. A lényeg, hogy legyen jó kommunikáció.

És még valami. Az elején számíts betanulási időre. Az ügyintézőnek meg kell ismernie a céged folyamatait, a dolgozóidat, a bérrendszeredet. Ez 2-3 hetet vesz igénybe. Ebben az időszakban több lesz a kérdés, több az egyeztetés. De utána simán megy minden, és megéri a befektetett időt. Jobb most alaposan felépíteni a rendszert, mint később foltozgatni a hibákat.