Belső ellenőrök Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Miért nem elég a külső könyvvizsgáló

Sok cégnél úgy gondolják, hogy a külső audit elég. Évente egyszer jön valaki, megnézi a számokat, aláírja a papírt és kész. De ez csak egy pillanatfelvétel. Nem látja, mi történik közben. Egy belső ellenőr viszont folyamatosan jelen van, figyeli a folyamatokat, észreveszi a problémákat, mielőtt azok komolyra fordulnának.

A különbség egyszerű. A külső auditor azt ellenőrzi, amit mutatsz neki. A belső ellenőr azt is látja, amit nem akarsz mutatni. Ott van a napi működésben, ismeri a kollégákat, tudja, hol vannak a gyenge pontok. Ez nem arról szól, hogy mindenkit figyeljen, hanem hogy segítsen megelőzni a bajt.

Cégek általában akkor kezdenek belső ellenőrt keresni, amikor már nőttek annyit, hogy a tulajdonos nem tudja egyedül átlátni az egészet. Vagy amikor már volt valami kellemetlen eset és rájöttek, hogy kellett volna korábban is kontroll. Sok helyen kötelező is, ha a cég eléri a bizonyos méretet vagy szabályozott iparágban dolgozik.

Mit csinál pontosan egy belső ellenőr

Ne keverd össze a könyvelővel vagy a kontrollerrel. Más a szerepe. A belső ellenőr nem a napi könyvelést végzi, hanem azt ellenőrzi, hogy a folyamatok jól működnek-e. Megnézi, betartják-e az eljárásokat, nincsenek-e kiskapuk, amit kihasználnak.

• Folyamatok auditálása rendszeresen
• Kockázatok azonosítása időben
• Belső szabályzatok betartásának ellenőrzése
• Gyanús esetek kivizsgálása
• Javaslatok a javításra
• Jelentések készítése vezetésnek
• Külső auditok előkészítése

Volt olyan eset, amikor egy közepes cégnél a raktárkészlet folyamatosan nem stimmelt. A számok papíron rendben voltak, de valójában hiányzott áru. A külső könyvvizsgáló nem vette észre, mert csak a bizonylatok alapján dolgozott. Egy belső ellenőr viszont kiment a raktárba, megnézte a fizikai állapotot és pár nap alatt kiderítette, hogy valaki rendszeresen vitt ki terméket engedély nélkül. Ez kb 8 millió forint kárt okozott addig, mire fény derült rá.

Másik példa egy budapesti szolgáltató cég, ahol a beszállító számlák mindig pontosan a határérték alatt voltak. Senki nem gyanakodott, mert formailag minden rendben volt. A belső ellenőr viszont észrevette a mintát, utánanézett és kiderült, hogy szándékosan osztották szét a rendeléseket, hogy ne kelljen több ajánlatot kérni. Nem illegális, de nem hatékony sem. Évente több millió forintot lehetett volna spórolni normális közbeszerzéssel.

Mikor éri meg belső ellenőrt alkalmazni

Nincs egzakt határ, de van pár jel. Ha a cég eléri az 50 főt, általában már érdemes gondolkodni rajta. Ha több telephely van vagy bonyolult a struktúra, még korábban. Vannak iparágak, ahol kötelező is bizonyos méret felett, például pénzügyi szektorban vagy közszolgáltatásoknál.

De nem csak a méret számít. Van, hogy egy kisebb cég is alkalmaz belső ellenőrt, mert érzékeny az ágazat. Egészségügy, gyógyszeripar, adatkezelés ilyen területek. Ott egy hiba hatalmas bírságot jelenthet vagy akár büntetőjogi következménye is lehet.

Látszik, hogy nem olcsó mulatság. De ha komolyan vesszük, akkor egy jó belső ellenőr többszörösen megtérül. Nemcsak a lopásokat vagy csalásokat akadályozza meg, hanem hatékonyabbá teszi a működést is. Sok helyen 15-20 százalékkal csökkentek a veszteségek, miután bevezették a belső ellenőrzést.

Belső ellenőr keresés során mire figyelj

Elsőként a képzettséget nézd. Van-e közgazdász vagy hasonló végzettsége. Sok belső ellenőr rendelkezik CIA tanúsítvánnyal, ez a Certified Internal Auditor rövidítése. Ez nemzetközi papír, ami komoly felkészülést igényel. Ha valakinek megvan, az pluszpont.

Tapasztalat legalább olyan fontos. Kérdezd meg, milyen iparágakban dolgozott. Van-e tapasztalata a te területeden. Egy gyártó cégnél mások a kockázatok, mint egy IT cégnél vagy egy kereskedelmi vállalkozásnál. Jó, ha már látott hasonló problémákat korábban.

Fontos a személyiség is. A belső ellenőr kényes helyzetbe kerülhet. Konfliktusokat kell kezelni, rossz híreket közölni, néha kellemetlen kérdéseket feltenni. Kell hozzá gerinc és diplomáciai érzék egyszerre. Ha az első találkozón már érzed, hogy gyenge személyiség, valószínűleg nem fog működni.

Főállású vagy külsős szakember

Ez mindig vita tárgya. A főállású belső ellenőr jobban ismeri a céget, folyamatosan jelen van, gyorsan reagál. Viszont drága, mert fizetés mellett járulékok, szabadság, betegség mind rákerül.

A külsős szakember projektalapú vagy havi megbízással dolgozik. Olcsóbb lehet, és friss szemmel nézi a dolgokat. Viszont nem ismeri annyira a részleteket és nem mindig elérhető azonnal. Sok cég kombinálja a kettőt, van egy külsős, aki negyedévente jön és van egy belső kontakt személy, aki segít neki.

Kisebb cégeknél, mondjuk 30-80 fő között, általában a külsős megoldás a praktikusabb. Nem kell teljes állást finanszírozni, de azért van rendszeres ellenőrzés. Nagyobb cégeknél, 150 fő felett már érdemes főállású belső ellenőrt tartani, sőt lehet hogy egy kis csapatot is.

Hogyan kezdj neki a keresésnek

A Qjob.hu oldalon megtalálod azokat, akik vállalják ezt a munkát. Írj nekik konkrétan, mi a helyzet a cégnél. Mekkora a létszám, milyen iparág, milyen gyakran kell ellenőrzés. Ne csak annyit írj, hogy kellene valaki.

Hívj be legalább három jelöltet beszélgetésre. Kérdezd meg, hogyan képzelik el a munkát, mit kezdenének először. Egy jó belső ellenőr nem ígér csodát, hanem reálisan felvázolja a lépéseket. Ha valaki túl simának tűnik vagy mindent megígér, az gyanús.

• Mutass referenciát korábbi helyről
• Van érvényes szakmai bizonyítvány
• Mennyire ismeri iparágad
• Milyen szoftvereket használ

Budapest területén könnyebb találni tapasztalt embereket, de vidéken is vannak jó szakemberek. Az online munka miatt a távolság már nem akadály. Ami viszont fontos, hogy időnként személyesen is ott legyen a telephelyeken, mert sok mindent csak úgy lehet látni.

Ne spórolj ezen a területen. Egy rossz belső ellenőr rosszabb, mint ha nincs. Hamis biztonságérzetet ad és nem veszi észre a valódi problémákat. Inkább fizess többet, de legyen megbízható. És ha már megvan a megfelelő ember, hallgass rá. Sok vezető azért kér belső ellenőrt, aztán nem veszi figyelembe a javaslatait. Ez értelmetlen.