Audit asszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor szükséged van audit asszisztensre

A könyvvizsgálati cégek és nagyobb vállalatok könyvelési osztályai nem tudnak meglenni audit asszisztens nélkül. Ez nem luxus pozíció, hanem szükséglet. Az auditálás rengeteg adminisztrációval jár. Dokumentumok összegyűjtése, adatok ellenőrzése, táblázatok készítése. Ezt valakinek meg kell csinálnia. Ha a senior auditor csinálja, az drága. Egy asszisztens ezt olcsóbban elvégzi.

Másik helyzet, amikor növekszik a cég és évente már könyvvizsgálat kötelező. Ilyenkor kell valaki, aki segít az auditnak felkészülni. Összeszedi a bizonylatokat, rendezi a mappákat, előkészíti az adatokat. Ezt a főkönyvelő nem tudja megcsinálni egyedül, mert van más dolga is. Az audit asszisztens pont erre specializálódott.

Harmadik eset, amikor bonyolult a cég szerkezete. Több leányvállalat, komplex tranzakciók, külföldi kapcsolatok. Ilyenkor az audit több hétig is eltart. Rengeteg dokumentum van, amit át kell nézni. Egy asszisztens felgyorsítja a folyamatot. Láttam már olyan auditot, ahol két asszisztens dolgozott és ezzel három hetet spóroltak meg.

Mit csinál pontosan egy audit asszisztens

Első feladat a dokumentumok összegyűjtése. Számla, szerződés, bankkivonat, minden ami az audithoz kell. Ezeket mappákba rendezi, dátum szerint, típus szerint. Hogy amikor az auditor kéri, azonnal elő lehessen venni. Volt olyan cég, ahol ezt nem csinálták meg előre. Az auditor várt, a cég fizetett az időért. Feleslegesen ment el 200 ezer forint.

Második lépés az adatok előkészítése. Excel táblázatok, összesítések, kimutatások. Az auditor megmondja, milyen formában kell, az asszisztens elkészíti. Ha hiba van, javítja. Ha valami hiányzik, utánanéz. Ez precíz munka, nem lehet elkapkodni.

• Dokumentumok gyűjtése rendszerezetten
• Adatok táblázatba rendezése
• Bizonylatok előkészítése
• Hibák azonosítása előzetesen
• Auditorok segítése folyamatosan

Harmadik terület a kommunikáció. Az asszisztens kapcsolatot tart a cég különböző osztályaival. Kér tőlük adatokat, egyeztet velük, tisztáz kérdéseket. Ez fontos, mert az auditor nem tud mindenkivel beszélni. Az asszisztens szűri az információt, csak a lényeget adja át.

Negyedszer az asszisztens segít a jelentések készítésében. Összegyűjti az adatokat, beilleszti a sablonokba, formázza a dokumentumot. A senior auditor meg csak ellenőrzi és aláírja. Ezzel rengeteg időt spórol, amit fontosabb feladatokra használhat.

Tipikus hibák amit látok cégek részéről

Sokan azt gondolják, hogy az audit asszisztens csak papírmunkát végez és bárki meg tudja csinálni. Ez tévedés. Kell hozzá könyvelési alapismeret, Excel tudás, auditálási folyamatok ismerete. Ha valakit ültetsz oda, aki nem ért hozzá, az lassítani fog mindent, nem gyorsítani.

Másik hiba, hogy későn keresnek asszisztenst. Az audit már két hét múlva kezdődik, akkor eszmélnek rá, hogy kellene segítség. De az asszisztensnek is kell idő, hogy megismerje a céget, a rendszereket, a folyamatokat. Legalább egy hónappal az audit előtt kell keresni, nem két héttel.

Harmadik probléma, hogy nem adnak elég jogosultságot az asszisztensnek. Nem tud hozzáférni a rendszerekhez, nem tudja elkérni a dokumentumokat a kollégáktól. Így állandóan várni kell, hogy valaki segítsen neki. Ez lassú és hatástalan. Az asszisztensnek hozzá kell férnie ahhoz, ami az audithoz kell.

Negyedszer az emberek nem tisztázzák, mit várnak el. Az asszisztens nem tudja, pontosan mit kell csinálnia. Aztán nem azt csinálja, amit kellene. Jön a panasz, hogy nem jó a munka. De nem is volt világos, mit kell csinálni. Egy jó briefing az elején sok problémát megspórol később.

Audit asszisztens szolgáltatások és árazás

Az árak változóak. Attól függ, milyen hosszú a projekt, mennyire bonyolult az audit, milyen tapasztalata van az asszisztensnek. Van, aki óradíjban dolgozik, van, aki projekt alapon. Mindkettő működhet, attól függ, mi illik jobban a helyzetedhez.

Az én tapasztalatom szerint 3 000 forint alatti óradíjnál óvatosan. Vagy nincs tapasztalata, vagy túl sok munkát vállal be és nem lesz elég alapos. Az auditálásban a pontosság számít. Egy hiba megtalálása a végén többe kerül, mint amennyit spóroltál az olcsóbb asszisztenssel.

Mire figyelj audit asszisztens választásakor

Első szempont az Excel tudás. Ez alapvető követelmény. Pivot táblák, képletek, függvények. Ha nem tudja, akkor nem tud hatékonyan dolgozni. Kérj egy egyszerű feladatot, nézd meg, hogyan oldja meg. Ha hebeg, az rossz jel.

Második pont a könyvelési ismeret. Nem kell neki főkönyvelőnek lenni, de értenie kell a számviteli alapokat. Számla, bizonylat, könyvelési tételek. Ha fogalma sincs róla, akkor folyamatosan kérdezni fog és lassítani a munkát. Legalább OKJ-s könyvelői végzettség kellene vagy hasonló tapasztalat.

Harmadik dolog az auditálási tapasztalat. Dolgozott-e már könyvvizsgálati cégnél vagy audit projektben. Ha nem, akkor sok mindent el kell neki magyarázni. Ez időt vesz el. Ha van tapasztalata, gyorsabban belejön, kevesebb a tanulási idő. Budapest környékén több könyvvizsgáló cég is működik, onnan jönnek a tapasztalt asszisztensek.

• Excel haladó szintű ismerete
• Könyvelési alapok tudása
• Auditálási tapasztalat minimum 1 év
• Precíz munkavégzés
• Gyors reakcióidő stressz alatt
• Kommunikációs készség
• Határidők betartása mindig

Negyedszer a stressztűrés. Az audit időszak feszített. Határidők, nyomás, sok adat. Nem mindenki bírja. Kérdezz rá, hogyan kezeli a stresszt, volt-e olyan helyzet, amikor sok feladatot kellett egyszerre csinálnia. Ha látod, hogy könnyen pánikba esik, az probléma lesz.

Ötödször a rendelkezésre állás. Ha projektben dolgozik, mennyit tud vállalni. Napi 4 órát vagy 8-at. Ha az audit közben kiderül, hogy neki más projektje is van és nem ér rá, az gond. Tisztázd előre, mennyi időt tud rád szánni és garantálja-e ezt az időt.

És még valami. Kérj referenciát. Hol dolgozott eddig, milyen projekteken, milyen visszajelzéseket kapott. Ha látod, hogy többen is pozitívan nyilatkoznak róla, az jó jel. Ha nem tud referenciát adni vagy a korábbi munkahelyekről rosszakat mondanak, inkább keress mást. Az audit asszisztens munkája kritikus, nem lehet kockáztatni.