Ki vállalja Budapesten a munkaidő-nyilvántartó rendszer telepítését?

Tizennyolc éve egy cégnél óriási balhé volt a munkaidő miatt

A tulajdonos gyanította hogy néhány alkalmazott nem akkor megy be amikor mondja. Papíron mindenki nyolckor kezdett. De a valóságban sokan kilenckor értek be. És délután korábban mentek el mint kellett volna.

Amikor szóba hoztam hogy munkaidő-nyilvántartás telepítés kellene először ellenállás volt. A dolgozók azt mondták hogy ez bizalmatlanság. De a tulajdonos ragaszkodott hozzá.

Telepítettünk egy kártyaolvasós rendszert a bejáratnál. Minden dolgozó kapott egy kártyát amivel be kellett lépnie amikor megjött és ki kellett lépnie amikor ment.

Három hónap után kiderült hogy valóban volt probléma. Négy ember rendszeresen későn jött és korán ment. De kiderült az is hogy többen túlóráztak amiről senki nem tudott. Végül igazságos lett a rendszer mindenkinek.

Budapesten egyre több cég használ ilyen megoldást. Nem azért mert nem bíznak az emberekben hanem mert pontos adatokra van szükség a bérszámfejtéshez és a munkaügyi ellenőrzésekhez.

Amit a legtöbb cég rosszul csinál amikor ilyen rendszert vezet be

Sok vállalkozás úgy dönt hogy Excel táblázatban vezetik a munkaidőt. Mindenki beírja reggel hogy mikor jött. De senki nem ellenőrzi. Ez teljesen használhatatlan.

Másik hiba amikor vesznek egy olcsó rendszert de nem gondolják végig hogyan fog működni a gyakorlatban. Kiderül hogy lassú a beléptetés és reggel torlódás van a bejáratnál.

Harmadik probléma hogy nem integrálják a bérszámfejtő rendszerrel. Így kétszer kell vinni az adatokat. Egyszer a munkaidő rendszerbe egyszer a bérszámfejtésbe. Felesleges munka.

Negyedik baj amikor nem veszik figyelembe a különböző munkavállalói csoportokat. Irodai dolgozók más időbeosztásban dolgoznak mint a raktárosok. A rendszernek ezt kezelnie kell.

Ötödik hogy nem oktatják be rendesen az embereket. Telepítik a rendszert de nem magyarázzák el hogyan kell használni. Aztán mindenki rosszul csinálja.

Hatodik hiba hogy nem gondolnak a jogi követelményekre. Magyarországon kötelező nyilvántartani a munkaidőt. De nem mindegy hogyan. A rendszernek meg kell felelnie a munkaügyi előírásoknak.

Volt olyan cégnél ahol ujjlenyomat-olvasót szereltek fel de nem kérték a dolgozók hozzájárulását az adatkezeléshez. Munkaügyi ellenőrzésnél bírság lett belőle.

Mennyibe kerül egy működőképes rendszer kiépítése

Az árak függenek a dolgozók számától és a választott technológiától. Egy kis cégnek elég egy egyszerű kártyás rendszer. Nagyobb vállalatnál már központi szerver kell és hálózati megoldás.

Személyes véleményem hogy 150000 forint alatt nehéz teljes munkaidő-nyilvántartás telepítést kapni szoftverrel együtt. Ha valaki ennél sokkal olcsóbban kínálja akkor valószínűleg valami hiányzik a megoldásból.

Mire kell figyelni amikor rendszert választasz

Első és legfontosabb kérdés hogy hány dolgozó van. Húsz fő alatt elég egy önálló terminál. Ötven fő fölött már hálózati rendszer kell központi adatbázissal.

Második hogy milyen munkakörök vannak. Ha mindenki irodában dolgozik akkor egyszerű. De ha vannak külsős dolgozók akik terepen vannak akkor mobil applikáció kell.

Harmadik a műszakrendszer. Ha csak nappali műszak van akkor könnyű. De ha több műszak van vagy éjszakai munka is akkor bonyolultabb beállítások kellenek.

Negyedik az integráció. Fontos hogy a rendszer össze legyen kötve a bérszámfejtő szoftverrel. Így automatikusan átmennek az adatok és nem kell kézzel átvinni őket.

Ötödik a riportok. A rendszernek tudnia kell különböző kimutatásokat készíteni. Havi összesítő dolgozónként. Túlóra lista. Késések és hiányzások statisztikája.

Hatodik a jogszabályi megfelelés. Magyarországon szigorúak a munkaidő nyilvántartás szabályai. A rendszernek meg kell felelnie az adatvédelmi és munkaügyi előírásoknak.

Hetedik a skálázhatóság. Ha a cég növekszik akkor a rendszer is tudjon bővülni. Ne kelljen két év múlva mindent kicserélni.

Nyolcadik a megbízhatóság. A rendszernek működnie kell minden nap. Ha leáll akkor a dolgozók nem tudnak belépni és kézzel kell vezetni a munkaidőt.

Amit megtanultam számtalan telepítés során

Lично я azt javaslom hogy vonjátok be a dolgozókat a döntésbe. Ha érzik hogy kikérik a véleményüket akkor kevésbé ellenállnak az új rendszernek.

Fontos hogy világosan kommunikáljátok miért kell ez. Ne csak annyit mondjatok hogy kötelező. Magyarázzátok el hogy mindenkinek jó lesz mert pontosak lesznek a fizetések és a túlórák.

Ne spóroljatok a szoftveren. Egy rossz program folyamatosan hibázik és több gondot okoz mint hasznot. Egy minőségi megoldás évekig problémamentesen működik.

Teszteljétek alaposan mielőtt élesbe megy. Próbáljátok ki egy hétig próbaüzemben. Így kiderülnek a problémák mielőtt mindenki használja.

Legyen kijelölt felelős aki kezeli a rendszert. Valaki aki érti hogyan működik és tud segíteni ha valaki nem tudja használni.

És készüljetek fel arra hogy az első hónapban lesznek panaszok. Ez normális. Adj időt az embereknek hogy megszokják az új rendszert.

Ha ezen az oldalon keresel szakembert a munkaidő-nyilvántartás telepítéshez akkor olyan céggel dolgozz aki tapasztalattal rendelkezik hasonló méretű vállalatoknál. A tapasztalat számít mert rengeteg apró részlet van ami nem nyilvánvaló.